Spara fysiska kvitton – vad gäller efter lagändringen?

Vad innebär den nya lagen?

Tidigare krävde bokföringsreglerna att räkenskapsinformation som ursprungligen togs emot i pappersform även skulle sparas i pappersformat under en viss tid.

Från och med juli 2024 gäller nya regler som innebär att:

• 📄 Papperskvitton kan fotograferas eller skannas
• 📱 Den digitala kopian blir den giltiga räkenskapsinformationen
• ✅ Det fysiska kvittot behöver normalt inte sparas
• 📂 Företag kan arbeta mer digitalt med sin arkivering

👉 Syftet är att förenkla administrationen och främja digital hantering av bokföringsunderlag.

Vad gäller i Expense?

När kvitton registreras i Expense sker arkiveringen digitalt.

Om kvittot:

• 📷 Fotograferas direkt i appen
• 📎 Laddas upp via webbportalen
• ✅ Sparas som en tydlig och komplett bild

kan den digitala versionen utgöra det bokföringsunderlag som arkiveras.

Krav på den digitala kopian

För att den digitala versionen ska vara giltig behöver den vara:

✅ Läsbar

Alla uppgifter på kvittot ska kunna utläsas tydligt.

✅ Fullständig

Hela kvittot ska vara med i bilden, inklusive:

• Datum
• Belopp
• Moms
• Leverantör
• Övriga relevanta uppgifter

✅ Oförändrad

Kvittot får inte manipuleras eller ändras efter registrering.

✅ Säker lagring

Informationen ska kunna sparas och tas fram vid behov, exempelvis vid revision eller kontroll.

Behöver det fysiska kvittot sparas?

I normalfallet behöver det fysiska kvittot inte längre sparas när:

• ✅ Kvittot har digitaliserats korrekt
• ✅ Den digitala kopian är läsbar och komplett
• ✅ Kvittot har lagrats i Expense

👉 Då kan det fysiska originalet normalt kastas.

När kan det vara bra att spara originalet?

Det finns vissa situationer där det kan vara lämpligt att behålla det fysiska kvittot.

Exempel:

• ⚠️ Kvittot är svårt att läsa efter fotografering
• ⚠️ Delar av kvittot saknas i bilden
• ⚠️ Företaget har interna krav på fysisk arkivering
• ⚠️ Särskilda bransch- eller revisionskrav gäller

I dessa fall bör ni följa företagets interna riktlinjer.

Företagets interna policy gäller alltid

Även om lagen tillåter digital arkivering kan organisationen ha egna rutiner.

Om ert företag har beslutat att:

• 📄 Fysiska kvitton ska sparas
• 📁 Original ska lämnas till ekonomiavdelningen
• ✅ Särskilda arkiveringsrutiner ska följas

är det dessa interna regler som användarna behöver följa.

👉 Kontrollera därför alltid företagets policy vid osäkerhet.

Fördelar med digital kvittohantering

📱 Enklare för användaren

Fotografera kvittot direkt vid köpet.

🗂️ Minskad administration

Inga pärmar eller manuell arkivering behövs i normalfallet.

🔍 Bättre spårbarhet

Alla underlag finns samlade i Expense.

🌱 Mer hållbart arbetssätt

Mindre pappershantering och mer digitala processer.

💡 Tips för bästa resultat

• 📷 Fotografera kvittot direkt efter köpet
• ✅ Kontrollera att hela kvittot syns
• 🔍 Säkerställ att texten är läsbar innan du sparar
• 📎 Registrera kvittot så snart som möjligt i Expense
• 📋 Följ alltid företagets interna rutiner

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Måste jag spara papperskvittot efter att jag fotat det i Expense?

Normalt nej, om den digitala kopian är komplett och korrekt registrerad.

Räcker ett foto taget i Expense-appen?

Ja, förutsatt att bilden är tydlig, läsbar och innehåller all nödvändig information.

Kan företaget ändå kräva att kvittot sparas?

Ja, interna policys kan ställa högre krav än minimikraven i lagstiftningen.

Vad händer om kvittot inte går att läsa?

Då bör originalet sparas tills ett fullständigt och läsbart underlag kan säkerställas.

✅ Sammanfattning

• 📱 Digitala kvitton i Expense räcker i de flesta fall
• ✅ Papperskvitton behöver normalt inte sparas efter korrekt digitalisering
• 📷 Kvitton ska vara läsbara, kompletta och oförändrade
• 📂 Expense hjälper till att lagra underlagen digitalt
• 📋 Företagets interna policy gäller alltid
• 🚀 Förenkla kvittohanteringen med ett digitalt arbetssätt