Inköp som återbetalas

Ibland kan du få en återbetalning på ett inköp som registrerats via din kortleverantör. Här går vi igenom hur dessa transaktioner fungerar i Expense och hur du enklast kan hantera dem.

När transaktionen levereras

När banken skickar transaktionerna vidare till Expense inkluderas all information om inköpet:

Inköpsställe
Ort
Datum
Branschkod
Belopp

Vid en återbetalning levereras beloppet som ett minusbelopp, vilket måste bokföras.

Kontrollera grundbeloppet

Har debiteringen av grundbeloppet redan hanterats i en tidigare redovisning eller faktura?
Kontrollera i så fall vilket konto/kategori som användes.

Återbetalningen ska sedan bokföras mot samma konto/kategori, så att den nollas mot den ursprungliga kostnaden.

Om kvitto saknas

Ofta finns inget separat kvitto på återbetalningen. Eftersom Expense kräver underlag för alla transaktioner rekommenderar vi att du:

Sparar ned underlaget som hör till det ursprungliga inköpet (grunddebiteringen).
Bifogar detta till återbetalningen.
Lägger till en tydlig kommentar som förklarar vad som inträffat.

Rådfråga alltid ekonomiavdelningen

Kom ihåg att alltid stämma av med er ekonomi- eller löneavdelning kring hur återbetalningar ska hanteras i just er organisation. Förslagen här är riktlinjer och tips från Expense – men era interna rutiner kan skilja sig.

Återbetalning via privatkort och utbetalning

Om er organisation använder kort kopplade till Expense med personligt betalningsansvar kan ett särskilt scenario uppstå:

Får en anställd en återbetalning som gör att totalbeloppet i redovisningen blir negativt, kan detta inte hanteras i exporten till BGC.
Banken kan inte hantera en kreditering i bankfilen, även om det finns andra redovisningar i samma fil.

Rekommendation: Hantera återbetalningen manuellt genom löneavdrag istället.

✅ Sammanfattning:

Återbetalningar bokförs alltid mot samma konto/kategori som grundbeloppet.
Om kvitto saknas: bifoga originalunderlaget och lämna kommentar.
Rådgör alltid med ekonomi/lön.
Vid privatkort och negativ total i redovisningen: hantera via löneavdrag.