Använd rader vid angivet antal deltagare vid representation
För att förenkla hanteringen av deltagare vid representation kan du aktivera en inställning som automatiskt skapar rader för varje deltagare. På så sätt blir det enkelt att fylla i namn på de medverkande direkt i samband med att representationen registreras.
Varför använda deltagarrader?
När många deltagare ska registreras kan det vara svårt att hantera alla namn i ett gemensamt fritextfält.
Med funktionen:
- 👥 Skapas en rad per deltagare
- ✍️ Förnamn och efternamn registreras separat
- ✅ Dokumentationen blir tydligare
- 📊 Granskning och uppföljning förenklas
👉 Särskilt användbart vid återkommande representationsutlägg.
✅ Aktivera deltagarrader för representation
Steg-för-steg
- Gå till Administrera > Representation
- Välj den representationstyp som ska användas
- Öppna inställningarna för representationstypen
- Markera alternativet Fyll i textfält per deltagare
- Klicka på Spara
✅ Funktionen är nu aktiverad.
Så fungerar det för användaren
När representation registreras:
- Användaren anger antal deltagare
- Expense skapar automatiskt motsvarande antal rader
- På varje rad fyller användaren i:
- 👤 Förnamn
- 👤 Efternamn
✅ Alla deltagare registreras individuellt.
Exempel
Om användaren anger:
Antal deltagare: 4
Skapas automatiskt fyra separata rader där namn kan registreras.
👉 Ingen manuell uppräkning i fritextfält behövs.
⚠️ Viktigt efter aktivering
När funktionen aktiveras bör representationsmallen uppdateras.
Gör så här:
- Öppna representationstypen
- Gå till fliken Representationstext
- Ta bort frågan:
"Ange namn på deltagare"
✅ Namnen registreras nu automatiskt via deltagarraderna.
Fördelar med funktionen
Bättre struktur
- 👥 En deltagare per rad
- 📋 Tydligare dokumentation
Färre fel
- ✅ Minskar risken för missade deltagare
- ✅ Mindre fritextshantering
Enklare granskning
- 👀 Attestanter ser deltagarna tydligare
- 📊 Bättre underlag vid revision
När bör funktionen användas?
Vi rekommenderar funktionen när:
- 🍽️ Representation används regelbundet
- 👥 Många deltagare förekommer
- ✅ Ni vill standardisera dokumentationen
- 📊 Ni vill minska manuella kompletteringar
💡 Tips för bästa resultat
- ✅ Aktivera funktionen på alla representationsmallar
- 📝 Ta bort gamla fritextfrågor
- 👥 Informera användarna om det nya arbetssättet
- 🔍 Testa registreringen innan ni går live
👉 Detta ger en smidigare process för både användare och attestanter.
❓ Vanliga frågor (FAQ)
Måste namn fortfarande anges i fritext?
Nej, när funktionen är aktiverad registreras namnen i separata deltagarrader.
Skapas raderna automatiskt?
Ja, utifrån det antal deltagare som användaren anger.
Kan funktionen användas på enskilda representationstyper?
Ja, inställningen aktiveras per representationstyp.
✅ Sammanfattning
- 👥 Skapa automatiskt en rad per deltagare
- ✍️ Registrera för- och efternamn separat
- ✅ Förenkla dokumentationen av representation
- 📊 Underlätta granskning och revision
- 🚀 Skapa ett mer strukturerat representationsflöde i Expense