Steg 4 – Lägg upp användare i Expense

För att användare ska kunna:

• 📷 Fota kvitton
• 💳 Hantera företagskort
• 📊 Skicka in utlägg

👉 Måste de vara korrekt upplagda i systemet.

Steg-för-steg:

1. Gå till Administrera > Personer > Ny person
2. Fyll i:
   • 👤 Förnamn & efternamn
   • 📧 E‑postadress
   • ✅ Markera Användare
   • 🔐 Användarnamn (rekommenderat: e‑post)
   • 🔑 Lösenord
   • 💳 Behörighet: kortanvändare
3. Klicka Spara

💡 Tips

• ✅ Använd e‑post som användarnamn
• 🔑 Sätt ett enkelt lösenord (ex: 1234)
• 🔄 Användaren uppmanas att byta lösenord vid första inloggning

För många användare:

Steg:

1. Gå till Administrera > Personer
2. Klicka på tre prickar
3. Följ instruktionerna för import

Filformat:

• 📄 Tabb-separerad .txt
• Ordning:
  • Förnamn
  • Efternamn
  • E‑post
  • Språk (ISO 639‑1, t.ex. “sv”)

👉 Rekommenderat: skapa i Excel och exportera som .txt.

Efter import:

1. Klicka Skapa användare
2. Välj standard:
   • E‑post som användarnamn
   • Standardlösenord
3. Markera användare
4. Klicka Skapa

Aktivera attest:

1. Gå till Personer
2. Välj användare
3. Aktivera ✅ Kan attestera

Tilldela attestflöde:

1. Gå till Mina attestpersoner / Godkännare
2. Välj ansvarig attestant

👉 För fler steg i attestflödet – kontakta support.

Du kan koppla interna konton (t.ex. kostnadsställe):

• 📊 Spara standardvärden per person
• 🔒 Lås användaren till ett konto (valfritt)

⚠️ Observera:

• Låsning innebär att användaren måste använda det kontot

Kortanvändare

• ✅ Aktivera om personen har företagskort
• 📷 Användaren kan börja registrera kvitton direkt

Bokföring av användare

• ✅ Rekommenderat att användare bokför själva
• 📊 Styr via kontoplan och MCC‑koder

👉 Ger bättre datakvalitet från start.

Använd massutskick:

Administrera > Meddelanden

📧 Förslag på välkomstmail

Ämne: Välkommen till Expense

Hej,

Vi har nu börjat använda Expense för kvitto- och utläggshantering.

Så kommer du igång:

1. Logga in via:
   https://dittforetag.expense.se
2. Använd:
   • Användarnamn: din e‑post
   • Lösenord: 1234
3. Byt lösenord vid första inloggning
4. Ladda ner appen (App Store / Google Play)
5. Aktivera appen via:
   Mina > Inställningar > Lägg till enhet

👉 Från och med [datum] börjar vi hantera kvitton digitalt.

Kontakta administratör om du saknar uppgifter.

• 👥 Alla användare får åtkomst
• 📷 Kan börja registrera kvitton
• 📊 Systemet är redo att användas
• 🚀 Onboarding är slutförd

• ✅ Lägg upp användare i bulk vid start
• 📊 Kontrollera behörigheter direkt
• 👥 Informera tydligt via mail
• 🔄 Testa med några användare innan full lansering

👉 Detta minskar onboardingproblem.

Skickas inloggningsmail automatiskt?
Nej, endast om kort kopplas – annars manuellt via meddelanden.

Kan jag importera användare?
Ja, via filimport.

Måste jag sätta attestperson direkt?
Nej, men det rekommenderas.

• 👥 Skapa användare manuellt eller via import
• ✅ Sätt behörigheter och attest
• 📊 Koppla interna konton
• 📧 Informera användare
• 🚀 Klart för start