Steg 3 – Anpassa inställningar i Expense

Hur fungerar inställningar i Expense?

Inställningar används för att styra hur systemet fungerar i praktiken.

Du kan:

• ⚙️ Anpassa arbetsflöden
• 💰 Hantera lönearter
• 🔗 Ställa in integrationer

👉 Detta påverkar hur utlägg registreras, godkänns och bokförs.

Centrala inställningar att konfigurera

Här är de viktigaste inställningarna att se över:

• ✅ Attestmetod – Förinställd på digital
• 🚫 Tillåt inlämning utan att bokföra – Använd om personal inte ska bokföra själva
• 💳 Kreditkonton – Ställ in konton för företagskort
• 👤 Privata utlägg – Ange motkonto (t.ex. skuld till personal)

👉 Dessa inställningar lägger grunden för hela ert flöde.

Kreditkonton och utlägg

Det är viktigt att konfigurera rätt konton för olika typer av utlägg.

• 💳 Företagskort → bokförs mot kreditkonto
• 👤 Privata utlägg → bokförs som skuld till personal

👉 Säkerställer korrekt bokföring och enklare avstämning.

Import och export

Du kan styra hur data exporteras från systemet.

Steg:

1. Gå till Inställningar > Import & Export
2. Anpassa er export till bokföring (lön och bgc)
3. Spara

👉 Detta styr hur data skickas till bokförings- eller lönesystem.

Automatiska påminnelser

Du kan aktivera e-postpåminnelser till användare.

Steg:

1. Gå till Inställningar > Övrigt
2. Aktivera påminnelser
3. Spara

👉 Hjälper användare att skicka in sina utlägg i tid.

Licensinformation

Du kan enkelt se hur många licenser som används.

Steg:

1. Gå till Inställningar > Övrigt
2. Scrolla ner till licensinformation

👉 Här ser du:

• Antal licenser
• Antal använda

Momsinställningar (EU och utanför EU)

Moms hanteras i en separat vy.

Steg:

1. Gå till Administrera > Momsinställningar

EU-moms

• ✅ Aktivera EU-moms
• 📊 Lägg upp konton (ingående + utgående)
• 🔗 Koppla i konteringsfliken

Moms utanför EU

• ✅ Aktivera “Moms utanför EU”
• 📊 Lägg upp konton (om andra än EU-moms)
• 🔗 Koppla i konteringsfliken

👉 Detta möjliggör korrekt hantering av internationella inköp.

Tips för bästa resultat

• ⚙️ Gå igenom alla inställningar vid uppstart
• 📊 Säkerställ att kontoplanen är korrekt
• 🔄 Testa flöden innan ni går live

👉 Detta sparar tid och minimerar fel.

Vanliga frågor (FAQ)

Måste jag ställa in allt direkt?
Det rekommenderas att konfigurera viktiga inställningar innan användning.

Kan jag ändra inställningar senare?
Ja, men det är bättre att sätta rätt från början.

Varför är momsinställningar viktiga?
De säkerställer korrekt bokföring och rapportering.

Sammanfattning

• ⚙️ Inställningar styr hela systemets arbetsflöde
• 💳 Kreditkonton och utlägg måste konfigureras rätt
• 🌍 Momsinställningar hanterar EU och internationella inköp
• ✅ Rätt setup från början sparar tid och minskar fel