Flexibelt attestregelverk i Expense
Med Expense kan ni skapa ett flexibelt attestregelverk som anpassas efter företagets organisation, kostnadsställen, projekt eller beloppsgränser. Funktionen gör det möjligt att automatisera attestflöden och säkerställa att rätt person granskar och godkänner rätt redovisningar.
Vad är ett flexibelt attestregelverk?
Ett flexibelt attestregelverk används för att:
- ✅ Styra attest baserat på interna konton
- 💰 Sätta beloppsgränser för olika attestanter
- 👥 Skapa flera gransknings- och atteststeg
- 📊 Anpassa arbetsflödet efter organisationens behov
👉 Perfekt för företag som vill automatisera och kvalitetssäkra sina godkännandeprocesser.
Aktivera funktionen
För att använda flexibelt attestregelverk behöver funktionen först aktiveras.
Steg:
- Kontakta Expense Support
- Begär aktivering av Flexibelt attestregelverk
✅ Funktionen blir därefter tillgänglig i er miljö.
Tilldela behörigheter
För att en användare ska kunna granska eller attestera redovisningar behöver rätt behörighet aktiveras.
Steg-för-steg:
- Gå till Administrera > Personer
- Välj aktuell användare
- Aktivera:
- ✅ Kan granska
- ✅ Kan attestera
Aktivera granskningssteg (valfritt)
Om ni vill använda både granskare och attestanter:
Steg:
- Gå till Administrera > Administratörspanel
- Scrolla ned till avsnittet för granskningsflöde
- Aktivera funktionen Granskare
✅ Ett extra steg läggs till i arbetsflödet.
Förbered interna konton
Flexibelt attestregelverk kräver ett aktivt internt konto.
Om ni inte redan har ett konto:
- Skapa ett nytt internt konto
- Välj dimensionstyp Övrig
- Markera:
- ✅ Exportera inte till bokföring
👉 Detta används endast för styrning av attestflödet.
Aktivera attestregelverket
Steg-för-steg:
- Gå till Administrera > Inställningar
- Välj Attesteringsmetod
- Välj det interna konto som ska användas för regelverket
- Spara
✅ Regelverket är nu kopplat till det interna kontot.
Lägg till attestpersoner och beloppsgränser
Steg:
- Gå till Interna konton
- Öppna det konto som används för attestregelverket
- Välj fliken Attesteras av/ Granskas av
- Klicka på Ny attestperson
- Välj:
- 📊 Kontokod
-
- 👤 Attestperson
-
- 💰 Beloppsgräns
- Spara
✅ Attestflödet är nu aktivt.
Viktigt att tänka på
Alla koder som ska omfattas av regelverket måste:
- ✅ Vara kopplade till en attestperson
- ✅ Ingå i samma atteststruktur
⚠️ Om en kod saknar attestregel kommer arbetsflödet inte att fungera korrekt.
Undantag
Är det någon som ska exkluderas från detta arbetsföde
- Gå till Interna konton
- Öppna det konto som används för attestregelverket
- Välj fliken Exkludera från attestflöde
- Välj person
- Spara
⚠️ Om denna aktiveras kommer hen ha "vanliga" granskar/attestflöde.
Använd regelverket utan beloppsgränser
Behöver ni inte styra efter belopp?
Lösning:
Ange ett högt belopp, exempelvis:
- 💰 100 000 kr
- 💰 500 000 kr
✅ Regelverket används fortfarande, utan praktisk beloppsbegränsning.
Hantera inköp utanför regelverket
Vissa inköp kanske inte ska gå genom det flexibla attestflödet.
Så fungerar det:
- Gå till Administrera > Personer
- Ange standardattestant eller granskare
Inköp som inte använder det interna konto som styr regelverket skickas automatiskt till den angivna personen.
✅ Säkerställer att alla redovisningar får en mottagare.
Slutattestera redovisningar
När samtliga steg är genomförda behöver redovisningen slutgodkännas.
Steg:
- Gå till Redovisningar > Godkänna
- Kontrollera att:
- ✅ Alla granskningar är klara
- ✅ Alla atteststeg är genomförda
- Godkänn redovisningen
✅ Redovisningen är nu klar för export.
Underkända redovisningar
Om en granskare eller attestperson underkänner redovisningen:
- ❌ Redovisningen skickas tillbaka till användaren
- ✏️ Användaren gör korrigeringar
- 📤 Redovisningen skickas in på nytt
Administratörer kan följa hela processen via historiken.
Följ status i historiken
Som administratör kan du:
- 👀 Se aktuellt steg i arbetsflödet
- 📊 Följa godkännanden
- 💬 Se kommentarer från granskare och attestanter
✅ Full spårbarhet genom hela processen.
Påminnelser
För att minska väntetider i attestflödet kan du skicka påminnelser till granskare och attestanter.
👉 Se artikeln Manuella och automatiska påminnelser i Expense.
💡 Tips för bästa resultat
- ✅ Bygg attestflödet innan användare aktiveras
- 👥 Dokumentera ansvariga attestanter
- 💰 Definiera tydliga beloppsgränser
- 📊 Testa regelverket innan lansering
- 🔄 Följ upp arbetsflödet regelbundet
👉 Detta ger snabbare handläggning och färre fel.
❓ Vanliga frågor (FAQ)
Måste jag använda beloppsgränser?
Nej, du kan ange ett högt belopp och använda regelverket utan faktisk begränsning.
Kan jag ha flera atteststeg?
Ja, både granskare och attestanter kan användas.
Behöver jag interna konton?
Ja, det flexibla attestregelverket bygger på interna konton.
Kan jag följa vem som godkänt en redovisning?
Ja, hela historiken sparas i systemet.
✅ Sammanfattning
- ✅ Skapa avancerade attestflöden i Expense
- 💰 Styr godkännanden med beloppsgränser
- 👥 Använd flera gransknings- och atteststeg
- 📊 Koppla arbetsflödet till interna konton
- 🚀 Automatisera och kvalitetssäkra redovisningsprocessen