Fakturering av licenser mitt i en kvartalsperiod i Expense.
Har ni lagt till nya licenser under en pågående kvartalsperiod och noterat att antalet licenser eller beloppet på fakturan inte stämmer överens med det antal som beställts? Detta beror normalt på att licenserna debiteras proportionerligt utifrån hur lång tid som återstår av prenumerationsperioden. I dessa fall använder vi så kallad Pro Rata-fakturering, vilket innebär att ni endast betalar för den del av perioden som licenserna faktiskt används.
Vad är Pro Rata-fakturering?
Pro Rata innebär att kostnaden justeras utifrån återstående tid i den aktuella faktureringsperioden.
Om nya licenser läggs till mitt i ett kvartal:
- ✅ Betalar ni endast för resterande del av perioden
- ✅ Faktureringen blir rättvis och tidsbaserad
- ✅ Ni debiteras inte för tid då licenserna inte varit aktiva
På fakturan visas detta vanligtvis som:
Adjusted Pro Rata to the subscription period
Varför skiljer sig licensantalet på fakturan?
När en licensökning görs mitt under en faktureringsperiod räknas licenserna om till ett proportionerligt värde baserat på återstående tid.
Därför kan fakturan visa ett annat antal än det faktiska antal licenser som lagts till.
👉 Detta är helt normalt och används enbart för att beräkna rätt kostnad.
Exempel
Anta att:
- 📅 Fakturaperiod: Januari–mars
- 👥 Nya licenser: 5 stycken
- 📅 Licenserna läggs till i februari
Eftersom licenserna inte används under hela kvartalet sker en proportionering av kostnaden.
På fakturan kan detta exempelvis visas som:
- Licenser: 3,30
- Beskrivning: Adjusted Pro Rata to the subscription period
✅ Kunden betalar då endast för den del av kvartalet då licenserna varit tillgängliga.
Hur påverkar detta nästa faktura?
Vid nästa ordinarie faktureringsperiod:
- 👥 Samtliga licenser faktureras till fullt värde
- 📅 Hela perioden debiteras
- ✅ Ingen proportionering görs
Pro Rata används endast för den period då licenserna aktiveras mitt under en pågående prenumerationsperiod.
Fördelar med Pro Rata-fakturering
✅ Rättvis debitering
Ni betalar endast för den tid licenserna faktiskt används.
📊 Tydlig kostnadsfördelning
Licensökningar hanteras direkt utan att ni behöver invänta nästa fakturaperiod.
⚙️ Automatisk beräkning
Systemet räknar automatiskt ut korrekt kostnad för den återstående perioden.
❓ Vanliga frågor (FAQ)
Varför visas inte exakt antal licenser som vi beställt?
Licenser som läggs till mitt i en faktureringsperiod omvandlas till ett proportionerligt värde för att beräkna rätt kostnad.
Vad betyder "Adjusted Pro Rata to the subscription period"?
Det betyder att kostnaden har justerats utifrån den återstående tiden i prenumerationsperioden.
Har vi fått för få licenser?
Nej. Ni har tillgång till samtliga beställda licenser. Det proportionerliga värdet påverkar endast faktureringen.
Kommer nästa faktura att visa fullt licensantal?
Ja. Nästa ordinarie faktura baseras på det faktiska antalet aktiva licenser för hela perioden.
✅ Sammanfattning
- 👥 Nya licenser som läggs till mitt i en period debiteras proportionerligt
- 📅 Ni betalar endast för återstående del av prenumerationsperioden
- 💰 Kostnaden justeras enligt modellen Pro Rata
- 📄 På fakturan visas detta som "Adjusted Pro Rata to the subscription period"
- ✅ Nästa ordinarie faktura visar fullt licensantal och full perioddebitering