Företagskort med personligt betalningsansvar – Hantera kvitton och transaktioner i Expense

Hur fungerar företagskort med personligt betalningsansvar?

När ditt företagskort är kopplat till Expense kan du:

• 💳 Hantera korttransaktioner digitalt
• 📷 Koppla kvitton till köp
• 📊 Bokföra transaktioner
• 🚫 Markera privata köp
• ✅ Skicka in redovisningar för granskning

👉 Ett smidigt sätt att hantera både företagets och privata kortköp.

📷 Registrera kvitton för företagskort

Steg-för-steg

1. Öppna Expense-appen
2. Klicka på + (Plus-ikonen)
3. Välj Skapa inköp
4. Fotografera kvittot eller välj en bild från bildarkivet
5. Expense läser automatiskt av:
   • 📅 Datum
   • 💰 Belopp
   • 📊 Moms
   • 📍 Ort
   • 🏪 Inköpsställe
6. Välj Företagskort som betalningsmetod
7. Lägg till en kommentar vid behov
8. Kontrollera uppgifterna
9. Klicka på Spara

✅ Kvittot är nu registrerat.

💡 Tips för kvittohantering

• 📷 Fotografera kvittot direkt efter köpet
• 🧾 Registrera kvitton löpande under månaden
• 🔔 Expense meddelar dig när korttransaktionen har kommit in i systemet

👉 Detta minskar risken för borttappade kvitton.

📊 Bokför korttransaktioner

Steg-för-steg

1. Gå till Att redovisa
2. Öppna den aktuella kortredovisningen
3. Kontrollera transaktionerna
4. Välj en transaktion
5. Klicka på Bokför
6. Välj konto eller använd snabbval via Inköp
7. Kontrollera moms och eventuella interna konton
8. Klicka på Spara

✅ Transaktionen är nu bokförd.

🚫 Markera privata transaktioner

Om en korttransaktion är privat och inte ska ersättas:

Steg:

1. Öppna transaktionen
2. Klicka på de tre prickarna
3. Välj Privatmarkering

✅ Transaktionen undantas från redovisningen.

Viktigt

Privatmarkerade transaktioner:

• 👤 Syns inte för chef eller administratör
• 💰 Tas inte med i ersättningsunderlaget
• ✅ Hanteras separat från företagets kostnader

🍽️ Bokför representation

Om köpet gäller representation ska kompletterande information anges.

Fyll i:

• 👥 Antal deltagare
• 🧾 Deltagarnas namn
• 🎯 Syfte
• 🏢 Företagsnamn (vid extern representation)

✅ Säkerställer korrekt bokföring och dokumentation.

📎 Lägg till kvitto på en befintlig transaktion

Om transaktionen redan har importerats till Expense:

Steg-för-steg

1. Gå till Att redovisa
2. Öppna aktuell redovisning
3. Välj transaktionen
4. Klicka på 📷 Kamerasymbolen
5. Fotografera eller ladda upp kvittot
6. Klicka på Spara

✅ Expense kopplar automatiskt kvittot till transaktionen.

✅ Lämna in redovisningen

När alla transaktioner är hanterade:

1. Kontrollera redovisningen
2. Säkerställ att kvitton är bifogade
3. Kontrollera kommentarer och bokföring
4. Klicka på Lämna in

✅ Redovisningen skickas vidare för granskning.

Alternativ: Lämna in utan bokföring

Om bokföring hanteras av ekonomiavdelningen:

Steg:

1. Gå till Att redovisa
2. Öppna aktuell redovisning
3. Kontrollera att:
   • 📎 Kvitton finns bifogade
   • 💬 Kommentarer är tydliga
4. Klicka på Lämna in

✅ Redovisningen skickas vidare utan att du behöver kontera själv.

💡 Tips för bästa resultat

• 📷 Fota kvitton direkt vid köpet
• 💬 Lägg till tydliga kommentarer
• ✅ Kontrollera momsbelopp innan inskick
• 🚫 Markera privata transaktioner direkt
• 🍽️ Komplettera representation med all nödvändig information

👉 Detta ger snabbare granskning och färre kompletteringar.

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Kan jag markera privata köp på företagskortet?
Ja, via funktionen Privatmarkering.

Måste jag bokföra transaktionerna själv?
Det beror på företagets inställningar. Vissa organisationer låter ekonomiavdelningen hantera bokföringen.

Kan jag lägga till kvitton i efterhand?
Ja, via den befintliga transaktionen i Att redovisa.

Vad händer om jag glömmer ett kvitto?
Du kan komplettera redovisningen innan den skickas in.

✅ Sammanfattning

• 💳 Hantera företagskort med personligt betalningsansvar i Expense
• 📷 Fotografera och koppla kvitton till transaktioner
• 📊 Bokför köp enligt företagets rutiner
• 🚫 Markera privata köp separat
• ✅ Skicka in redovisningen direkt från appen
• 🚀 Enkelt, snabbt och helt digitalt