Instruktionsfilm: Det skarpa arbetsflödet
När er Expense-miljö är konfigurerad och användarna har utbildats är det dags att börja arbeta i det skarpa arbetsflödet. Detta innebär att utlägg, företagskortstransaktioner, reseräkningar och milersättning hanteras enligt företagets ordinarie process för granskning, attest, bokföring och utbetalning.
Vad menas med det skarpa arbetsflödet?
Det skarpa arbetsflödet är den dagliga processen där:
- 👤 Användare registrerar utlägg och kvitton
- 💳 Företagskortstransaktioner hanteras
- ✈️ Reseräkningar och milersättning registreras
- ✅ Attestanter granskar och godkänner redovisningar
- 📊 Administratörer bokför och exporterar underlag
- 💰 Utbetalningar genomförs
👉 Kort sagt – hela Expense-processen används i drift.
Så fungerar arbetsflödet
1. Användaren registrerar sina köp
Användaren:
- 📷 Fotograferar kvitton
- 💳 Kopplar kvitton till korttransaktioner
- 🚗 Registrerar milersättning
- ✈️ Skapar reseräkningar
✅ Underlagen samlas i en redovisning.
2. Redovisningen skickas in
När användaren är klar:
- Kontrollerar uppgifterna
- Bokför inköpen (om detta ingår i processen)
- Klickar på Lämna in
✅ Redovisningen skickas vidare i arbetsflödet.
3. Granskning och attest
Om gransknings- eller attestflöde används:
- 👀 Granskare kontrollerar redovisningen
- ✅ Attestant godkänner kostnaderna
- ❌ Underkända redovisningar skickas tillbaka till användaren
👉 Alla steg dokumenteras i historiken.
4. Administrativ hantering
När redovisningen är godkänd:
- 📊 Bokföring kontrolleras
- 📁 Interna konton granskas
- 💰 Löneunderlag eller utbetalningsunderlag skapas
- 📤 Exportfiler genereras
✅ Redovisningen är klar för vidare hantering.
5. Utbetalning eller export
Beroende på ert upplägg kan Expense användas för:
- 💰 Utbetalning av privata utlägg
- 📤 Export till lönesystem
- 🏦 Skapande av utbetalningsfiler
- 📊 Export till ekonomisystem
👉 Processen avslutas när ersättningen är utbetald eller bokförd.
Checklista innan ni går live
Säkerställ att följande är klart:
- ✅ Användare är upplagda
- ✅ Attestpersoner är konfigurerade
- ✅ Interna konton är skapade
- ✅ Kontoplanen är uppdaterad
- ✅ Eventuella integrationer är testade
- ✅ Onboarding är genomförd
- ✅ Testredovisningar har verifierats
Vanliga misstag att undvika
- ⚠️ Användare saknar attestant
- ⚠️ Kontoplanen är inte färdigkonfigurerad
- ⚠️ Interna konton saknar koder
- ⚠️ Företagskort är inte kopplade
- ⚠️ Testtransaktioner ligger kvar i produktionsmiljön
👉 Kontrollera dessa punkter innan ni börjar använda Expense fullt ut.
💡 Tips för en lyckad uppstart
- 👥 Börja med en mindre användargrupp
- 📚 Dela onboardingmaterial med användarna
- ✅ Följ upp de första redovisningarna
- 📊 Kontrollera attestflödet löpande
- 💬 Informera användarna om företagets rutiner
❓ Vanliga frågor (FAQ)
När ska vi börja använda det skarpa arbetsflödet?
När uppsättning, testning och onboarding är genomförda.
Behöver vi göra en testperiod först?
Ja, vi rekommenderar att ni testar med några användare innan full lansering.
Kan vi ändra inställningar efter att vi gått live?
Ja, de flesta inställningar kan justeras även efter uppstart.
Kan vi följa upp redovisningar som skickats in?
Ja, alla redovisningar och statusar kan följas via Expense.
✅ Sammanfattning
- 🚀 Det skarpa arbetsflödet innebär att Expense används i ordinarie drift
- 👤 Användare registrerar utlägg, kvitton och resor
- ✅ Granskare och attestanter hanterar godkännanden
- 📊 Administratörer bokför och exporterar underlag
- 💰 Utbetalningar och lönefiler skapas
- 📈 En tydlig process ger bättre kontroll och mindre administration