Checklista – Kom igång med Expense som administratör

✅ Steg 1 – Justera kontoplanen

Kontoplanen är grunden i Expense och styr all bokföring.

Gör så här:

1. Gå till Administrera > Kontoplan
2. Gå igenom befintliga konton
3. Anpassa konton efter ert ekonomisystem
4. Spara

👉 Alla konton är fullt justerbara innan de används.

---

Hantera interna konton (kostnadsställe/projekt)

Om ni använder interna konton:

1. Gå till Administrera > Interna konton
2. Öppna t.ex. Kostnadsställe
3. Anpassa:
   • Namn
   • Krav (obligatoriskt fält)
4. Gå till Kontokoder
   • Redigera befintliga
   • Skapa nya

💡 Har ni många värden?

• Klicka på 3 prickar för att importera via fil

---

Om ni INTE använder interna konton:

1. Gå till Administrera > Interna konton
2. Radera standardkonton
3. Gå till Inställningar
4. Avmarkera Använd interna konton

✅ Systemet förenklas om dimensioner inte behövs.

---

✅ Steg 2 – Anpassa representation

Justera hur representationskostnader hanteras.

Gör så här:

1. Gå till Administrera > Representation
2. Välj representationstyp
3. Anpassa:
   • ⚙️ Fält (t.ex. deltagare, syfte)
4. Gå till Representationstext > Inaktiva
5. Anpassa regler för:
   • 🍽️ Mat
   • 🍷 Alkohol

✅ Moms hanteras enligt Skatteverkets schablon.

---

✅ Steg 3 – Lägg upp användare

Alternativ 1: Lägg upp användare manuellt

Steg:

1. Gå till Administrera > Personer > Ny person
2. Fyll i:
   • Namn
   • E‑post
   • Roller och behörigheter
3. Klicka Spara

💡 Tips:

• Använd e‑post som användarnamn
• Sätt ett enkelt lösenord (t.ex. 1234)
  👉 Användaren ändrar detta vid första inloggning

---

Alternativ 2: Lägg upp användare i bulk

Steg:

1. Gå till Administrera > Personer
2. Klicka på 3 prickar
3. Följ instruktionerna för import
4. Klicka på Skapa användare
5. Välj inställningar:
   • E‑post som användarnamn
   • Standardlösenord

✅ Flera användare skapas samtidigt.

---

Informera användare

Efter att användare skapats:

• Gå till Administrera > Meddelanden
• Skicka massutskick

👉 Informera om att de kan börja använda systemet.

---

🎯 Vad händer efter checklistan?

När du har gjort ovan:

• ✅ Systemet är konfigurerat
• 👥 Användare är upplagda
• 📊 Bokföring kan starta
• 🚀 Ni är redo att använda Expense

---

💡 Tips för bästa resultat

• ✅ Börja med kontoplanen
• 📊 Håll strukturen enkel
• 👥 Testa med några användare först
• 🔄 Justera innan full lansering

👉 Detta minskar onboardingproblem.

---

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Måste jag göra alla steg direkt?
Ja, detta säkerställer en korrekt uppsättning.

Kan jag ändra inställningar senare?
Ja, men det är bäst att sätta rätt från början.

Vad är viktigast?
Kontoplan + användare.

---

✅ Sammanfattning

• 📊 Justera kontoplan och interna konton
• ⚙️ Anpassa representation
• 👥 Lägg upp användare
• 🚀 Kom igång snabbt med Expense