Webinar: Så fungerar Friskvårdsmodul 2.0 – en komplett genomgång
Friskvårdsmodul 2.0 i Expense ger organisationer större flexibilitet och kontroll över hanteringen av friskvårdsbidrag. Med stöd för procentuell ersättning, individuella bidragsgränser och automatisk bokföring blir administrationen enklare samtidigt som användarna får tydlig information om sitt återstående friskvårdsutrymme. Den här guiden går igenom hur modulen fungerar, hur den aktiveras och vad som händer när användare registrerar sina friskvårdsutlägg.
Syfte och nyheter i Friskvårdsmodul 2.0
Friskvårdsmodulen har utvecklats för organisationer som vill ha bättre kontroll över sina friskvårdskostnader.
Med version 2.0 får ni stöd för:
- 📊 Procentuell ersättning av friskvårdsutlägg
- 💰 Gemensamma eller individuella bidragsgränser
- ✅ Automatisk uppföljning av nyttjat friskvårdsbidrag
- 📈 Tydlig översikt över återstående saldo
- ⚙️ Automatisk moms- och bokföringshantering
- 💳 Stöd för både privata utlägg och företagskort
👉 Funktionen minskar administrationen och säkerställer att företagets friskvårdspolicy följs automatiskt.
Aktivera och konfigurera Friskvårdsmodulen
Steg-för-steg
- Gå till Administrera > Inställningar > Friskvård
- Ange företagets friskvårdsgräns
- Lägg vid behov upp individuella gränser
- Ange ersättningsprocent
- Välj friskvårdskonto
- Aktivera eventuellt krav på kostnadsställe
- Klicka på Spara
✅ Friskvårdsmodulen är nu aktiv.
Ställ in ersättningsprocent
Organisationen kan själv bestämma hur stor del av friskvårdsutlägget som ska ersättas.
Exempel
- 100 % ersättning
- 80 % ersättning
- 70 % ersättning
- 50 % ersättning
Om organisationen väljer 80 % kommer Expense automatiskt att beräkna den ersättningsbara delen av varje kvitto.
✅ Ingen manuell uträkning krävs.
Ange bidragsgränser
Friskvårdsmodulen stödjer både gemensamma och individuella gränser.
Organisationsgräns
Alla användare får samma friskvårdsutrymme.
Exempel:
- 5 000 kr per år
Individuell gräns
Används exempelvis för:
- Nyanställda
- Deltidsanställda
- Visstidsanställda
✅ Ger möjlighet att anpassa bidraget efter verksamhetens behov.
Registrera ett friskvårdskvitto
När användaren registrerar ett utlägg:
- 📷 Fotografera eller ladda upp kvittot
- Välj kategorin Friskvård
- Spara utlägget
Expense beräknar därefter automatiskt:
- Ersättningsbart belopp
- Momsfördelning
- Kvarvarande friskvårdsutrymme
✅ All beräkning sker automatiskt.
Exempel på utlägg
Manuellt utlägg
Friskvårdskvitto:
- Belopp: 4 000 kr
- Ersättning: 80 %
Resultat:
- 💰 Ersättningsbart belopp: 3 200 kr
- 📊 3 200 kr dras från bidragsutrymmet
✅ Användaren ser direkt hur mycket som återstår.
Kontroll mot friskvårdsgräns
När kvittot registreras gör Expense en automatisk kontroll.
Systemet verifierar:
- Hur mycket som redan har nyttjats
- Hur mycket som återstår
- Om gränsen har uppnåtts
Om gränsen är uppnådd
- ⚠️ Systemet varnar användaren
- 🚫 Ingen ytterligare ersättning kan registreras
- 📊 Budgeten markeras som förbrukad
✅ Full kontroll utan manuella kontroller.
Automatisk bokföring
Friskvårdsmodulen hanterar bokföringen automatiskt utifrån de inställningar som gjorts.
Vid privata utlägg
Expense:
- Bokför den ersättningsbara delen
- Proportionerar momsen
- Beräknar rätt utbetalningsbelopp
✅ Förenklar hanteringen för ekonomiavdelningen.
Friskvård med företagskort
Om köpet görs med företagskort sker en automatisk delkontering.
Exempel
Kvitto:
- Totalt belopp: 4 000 kr
- Ersättningsnivå: 80 %
Expense bokför:
- 🌿 Friskvård: 3 200 kr
- 📊 Övrig kostnad: 800 kr
Momsen proportioneras automatiskt efter den ersättningsbara delen.
✅ Hela transaktionen blir korrekt bokförd.
Se återstående friskvårdsutrymme
Användare kan följa sitt bidrag direkt i Expense.
Så hittar du informationen
- Gå till Mina inställningar
- Öppna avsnittet Friskvård
Här visas:
- 💰 Tillgängligt saldo
- 📊 Utnyttjat bidrag
- 📅 Aktuell period
✅ Ger användaren full transparens.
Fördelar med Friskvårdsmodul 2.0
⏱️ Mindre administration
- Automatiska beräkningar
- Automatisk bokföring
- Automatisk limitkontroll
📊 Bättre budgetkontroll
- Tydlig uppföljning
- Individuella gränser
- Automatisk spärr vid uppnådd gräns
✅ Ökad transparens
- Användarna ser sitt saldo
- Klara ersättningsnivåer
- Tydlig uppföljning
⚙️ Flexibilitet
- Valfri ersättningsprocent
- Personliga bidragsnivåer
- Stöd för flera typer av organisationer
💡 Tips från supporten
- ✅ Kommunicera företagets friskvårdspolicy tydligt
- 🧪 Testa några kvitton innan lansering
- 👥 Använd individuella limits för deltidsanställda och nyanställda
- 📊 Följ upp nyttjandegrad via rapporter
- 💰 Se över ersättningsprocenten årligen
👉 En tydlig policy minskar frågor och förenklar administrationen.
❓ Vanliga frågor (FAQ)
Kan användare se sitt återstående friskvårdsutrymme?
Ja, under Mina inställningar > Friskvård.
Kan vi sätta olika gränser för olika personer?
Ja, individuella bidragsgränser kan användas.
Kan vi börja använda funktionen mitt under året?
Ja, tidigare förbrukning kan hanteras genom att sätta individuella gränser.
Beräknas momsen automatiskt?
Ja, momsen proportioneras utifrån den ersättningsbara delen.
Vad händer när bidragsgränsen är uppnådd?
Systemet stoppar ytterligare ersättning och visar att hela bidraget har använts.
✅ Sammanfattning
- 🌿 Friskvårdsmodul 2.0 automatiserar hanteringen av friskvårdsbidrag
- 💰 Ange valfri ersättningsprocent
- 📊 Använd gemensamma eller individuella gränser
- ✅ Få automatisk bokföring och momsfördelning
- 💳 Stöd för både privata utlägg och företagskort
- 🚀 Skapa en smidigare, tydligare och mer flexibel friskvårdsprocess