Så fungerar Friskvårdsmodul 2.0 – en komplett genomgång

Här går vi igenom funktionaliteten steg för steg så att du som administratör eller användare vet hur allt hänger ihop.

Syfte och nyheter i version 2.0

Friskvårdsmodul 2.0 är utvecklad för att ge mer kontroll och automatisering i hanteringen av friskvårdsbidrag. Många företag betalar inte hela kvittobeloppet utan en viss procent, och därför har vi byggt in stöd för:

Procentuell ersättning: Ange t.ex. 80% – systemet räknar automatiskt ut ersättningsbeloppet.
Organisationsgräns och personliga limits: Sätt en total limit för alla och unika belopp per användare vid behov.
Automatisk uppföljning: Följ hur mycket varje anställd använt och hur mycket som återstår.
Automatisk moms- och bokföringshantering: Proportioneras utifrån ersatt belopp.
Stöd för både manuella utlägg och företagskort.

Så aktiverar och ställer du in modulen

Gå till Administrera → Inställningar → Friskvård.
Ange företagets årslimit och eventuella personliga limits.
Ställ in ersättningsprocent (t.ex. 80%).
Koppla friskvårdskonto och aktivera eventuellt krav på kostnadsställe.

När detta är klart kommer systemet att beräkna rätt ersättning för alla registrerade friskvårdskvitton automatiskt.

Så här fungerar processen

1. Registrering av kvitto

Medarbetaren registrerar sitt kvitto i appen eller webben.
Vid kategorisering som Friskvård beräknar systemet automatiskt utbetalningsbeloppet.
Exempel: 4 000 kr kvitto med 80% ersättning → 3 200 kr ersätts.

2. Kontroll mot limit

Systemet kontrollerar hur mycket av friskvårdsbidraget som redan utnyttjats.
Om limiten är nådd visas ett meddelande och utbetalningen stoppas.

3. Automatisk bokföring

Vid manuella utlägg bokförs endast den ersatta delen och moms proportioneras.
Vid företagskort sker delkontering: friskvårdsdelen bokförs på friskvårdskontot och resterande belopp på ett annat konto.

Exempel på scenarier

Manuellt utlägg:

Kvitto: 4 000 kr
Ersättning: 80% → 3 200 kr
Moms: beräknas på 80% av beloppet
Limit: 3 200 kr dras från årsutrymmet

Företagskort:

Kvitto: 4 000 kr
Ersättning: 80% → 3 200 kr
Bokföring: 3 200 kr friskvård, 800 kr annan kostnad
Moms: proportioneras till ersatt del

Vanliga frågor

Kan användare se sin återstående limit?
Ja – i webben under Mina inställningar → Friskvård. Detta planeras även för appen framöver.

Kan jag sätta personliga limits?
Ja, t.ex. om en anställd börjar mitt i året eller arbetar deltid.

Kan vi börja mitt i ett kalenderår?
Ja. Importera tidigare statistik från lönesystem eller Excel och sätt personliga limits.

Justera systemet moms automatiskt?
Ja, moms proportioneras utifrån den ersatta delen.

Vad händer när limiten är nådd?
Systemet stoppar ytterligare ersättning och visar hur mycket som utnyttjats och återstår.

Tips från supporten

Kommunicera företagets friskvårdspolicy tydligt.
Testa processen med några kvitton innan ni rullar ut funktionen brett.
Använd personliga limits för deltidsanställda eller nyanställda.
Följ upp utnyttjande regelbundet i rapporterna.