Personroller
Underlättar arbetet om man enbart ska se enstaka konton
Med hjälp av personroller i Expense, kan du styra vilken information olika användare har tillgång till. Genom att koppla specifika konton, t.ex. kostnadsställe/projekt till en personroll säkerställer du att användare endast ser de konton som är relevanta för deras roll.
Detta innebär att användare som tillhör en viss personroll enbart får tillgång till de konton som är kopplade till just den rollen. På så sätt blir gränssnittet mer överskådligt och risken för fel minskar, samtidigt som ni behåller en tydlig struktur och kontroll i redovisningen.
Det är inte möjligt att tillämpa personroller på enstaka användare eller enstaka delar av redovisningen. Om ni väljer att använda personroller måste detta ställas in och gälla för samtliga relevanta användare i systemet.
Detta innebär att funktionen behöver införas konsekvent i hela organisationen för att fungera korrekt och ge önskad effekt.
Aktivering av funktionen
För att aktivera funktionen för personroller behöver ni kontakta Expense-supporten. De hjälper er med inställningar och säkerställer att funktionen konfigureras korrekt i systemet.
Användning av personroller
När funktionen för personroller aktiveras gäller den som standard för interna konton. Det finns även möjlighet att utöka användningen till att omfatta kontoplanskonton.
Observera att för att kunna använda personroller på kontoplanskonton måste funktionen först vara aktiverad för interna konton. Det är alltså inte möjligt att enbart tillämpa personroller på kontoplanskonton.
Så här lägger ni till personroller
När Expense har aktiverat inställningen är det dags att skapa de personroller som ni vill använda i systemet.
- Gå till Administrera > Personer.
- Välj fliken Personroller.
- Klicka på Lägg till för att skapa en ny personroll.
- Ange de uppgifter som behövs och spara.
När personrollerna är skapade kan ni koppla användare till respektive roll. Detta gör ni genom att välja vilka användare som ska tillhöra varje personroll och spara ändringarna. Ni lägger även till vilka konton som de ska ha behörigheter till under fliken Behörigheter.
På så sätt säkerställer ni att användarna får rätt roll och behörighet i systemet.
Tips
För att enkelt kunna se vilken personroll en användare tillhör kan ni lägga till personrollen i användarens namn. Det kan antingen vara ett namn eller ett nummer. Det gör det lättare att snabbt identifiera rätt personroll vid sökning, hantering och administration av användare.
Exempel:
- Anna Andersson (Chef) -010
- Erik Svensson (Administratör) -012
- Maria Johansson (Projektledare) -015
Detta är särskilt användbart om ni har många användare eller flera olika personroller i systemet.