Namnbyte i organisationen – uppdatera användarnas e-postadresser i Expense
Om företaget byter namn och samtidigt byter e-postdomän behöver användarnas e-postadresser uppdateras i Expense. Själva användarkontona, historiken, redovisningarna och övriga inställningar påverkas inte, men varje användare behöver få sin nya e-postadress registrerad och verifierad. Denna guide beskriver hur du uppdaterar användarnas e-postadresser i bulk samt vilka åtgärder användarna själva behöver utföra efter uppdateringen.
Vad påverkas vid ett namnbyte?
Om endast företagsnamnet och e-postdomänen ändras:
- ✅ Användarkonton finns kvar
- ✅ Historiska redovisningar påverkas inte
- ✅ Attestflöden påverkas inte
- ✅ Företagskortskopplingar påverkas inte
- ✅ Interna konton påverkas inte
- ⚠️ E-postadresser behöver uppdateras
👉 Den vanligaste åtgärden är att uppdatera samtliga användares e-postadresser.
Uppdatera användarnas e-postadresser via export/import
Steg 1 – Exportera användarna
- Gå till Administrera > Personer
- Klicka på tre prickar
- Välj Exportera personer
✅ En exportfil med samtliga användare skapas.
Steg 2 – Öppna filen i Excel
- Öppna exportfilen.
- Markera och kopiera innehållet.
- Klistra in innehållet i Excel.
✅ Användardatan visas nu i kolumner.
Steg 3 – Uppdatera e-postadresserna
I Excel:
- 📧 E-postadresserna finns vanligtvis i kolumn C
- ✏️ Ersätt de gamla e-postadresserna med de nya
Exempel:
ändras till
✅ Uppdatera samtliga användare som berörs av namnbytet.
Steg 4 – Spara filen i rätt format
När ändringarna är klara:
- Klicka på Spara som
- Välj formatet:
Plain Text
⚠️ Spara inte filen som ett vanligt Excel-format (.xlsx).
✅ Filen är nu klar för import.
Steg 5 – Importera filen igen
- Gå tillbaka till: Administrera > Personer
- Klicka på tre prickar
- Välj importfunktionen
- Läs in den uppdaterade filen
✅ De nya e-postadresserna uppdateras på användarna.
Vad måste användaren göra efter ändringen?
När en ny e-postadress har lagts till behöver användaren själv slutföra några steg.
Ange den nya e-postadressen som primär
Användaren behöver:
- Logga in på företagets Expense-domän
- Gå till Mina inställningar
- Leta upp e-postadresserna längst ut till höger
- Markera den nya e-postadressen som Primär
✅ Den nya adressen används nu som huvudadress.
Verifiera e-postadressen
För att kunna använda alla funktioner behöver användaren verifiera den nya adressen.
- Gå till Mina inställningar
- Klicka på Verifiera e-postadress
- Följ instruktionerna i verifieringsmejlet
✅ E-postadressen är nu verifierad.
Hantering av kvitton via e-post
Efter att användaren:
- ✅ Har satt den nya e-postadressen som primär
- ✅ Har verifierat e-postadressen
så öppnas möjligheten att skicka in kvitton via e-post igen.
Skicka kvitton som vanligt
Användaren kan därefter fortsätta att mejla kvitton till:
✅ Kvittona kommer att kopplas till användarens konto precis som tidigare.
Viktigt att tänka på
- ⚠️ Importen uppdaterar e-postadresserna men verifierar dem inte.
- ⚠️ Varje användare måste själv sätta den nya adressen som primär.
- ⚠️ Varje användare måste själv verifiera den nya adressen.
- ✅ Kvittofunktionen via e-post fungerar först efter verifiering.
- ✅ Befintliga redovisningar och historik påverkas inte.
💡 Tips för bästa resultat
- 📊 Exportera och uppdatera alla användare samtidigt.
- 📧 Informera användarna om att de måste verifiera sina nya adresser.
- ✅ Kontrollera att den nya domänen är korrekt innan import.
- 🔄 Testa gärna med en användare först innan hela organisationen uppdateras.
Vanliga frågor (FAQ)
Påverkas befintliga redovisningar av namnbytet?
Nej. Historik och redovisningar finns kvar som vanligt.
Kan användarna fortsätta logga in direkt efter ändringen?
Ja, men de behöver kontrollera och verifiera sin nya e-postadress.
Var sätter användaren den nya adressen som primär?
Under Mina inställningar efter inloggning i webbportalen.
När fungerar kvittomejl igen?
När användaren har:
- Satt den nya adressen som primär.
- Verifierat e-postadressen.
Sammanfattning
- 📧 Uppdatera användarnas e-postadresser via export/import av personer
- 📊 E-postadresserna finns normalt i kolumn C i exporten
- 📄 Spara filen som tabbavgränsad textfil innan import
- ✅ Användarna måste själva sätta sin nya e-postadress som primär
- 🔐 Användarna måste verifiera den nya adressen
- 📩 När verifieringen är klar kan kvitton åter skickas till kvitto@expense.se
- 🚀 Namnbytet kan genomföras utan att påverka användarnas historik eller redovisningar