Hantering av löpande transaktionsleveranser i Expense
Från och med november erbjuder samtliga våra bankpartners löpande transaktionsleveranser till Expense. Det innebär att användare kan börja hantera sina inköp kort efter att de genomförts, istället för att vänta tills kortfakturan skapas. Den nya hanteringen ger bättre översikt, snabbare kvittohantering och minskar administrationen vid fakturaperiodens slut.
Vad innebär löpande transaktionsleveranser?
Tidigare blev många korttransaktioner tillgängliga först när kortfakturan skickades från banken.
Med löpande transaktionsleveranser:
- 💳 Transaktioner importeras löpande till Expense
- 📷 Kvitton kan kopplas direkt efter köp
- 📊 Inköp kan bokföras kontinuerligt
- ✅ Redovisningar kan förberedas i förväg
👉 Resultatet blir en smidigare redovisningsprocess för både användare och administratörer.
Företagskort
Registrera kvitton direkt efter köp
När en användare genomför ett inköp med sitt företagskort bör kvittot hanteras så snart som möjligt.
Rekommenderad rutin
- 📷 Fotografera kvittot i Expense-appen
- 📧 Eller mejla in kvittot till Expense
- 📎 Kvittot sparas automatiskt i användarens kvittoarkiv
✅ Kvittot finns då tillgängligt när transaktionen importeras.
Hantera transaktionen när den kommer in
När banken skickar transaktionen till Expense:
- 📥 Transaktionen importeras
- 🔔 Användaren får en notis
- 📷 Matchande kvitto kan kopplas
- 📊 Inköpet kan bokföras
✅ Redovisningen kan förberedas löpande under hela fakturaperioden.
När fakturan skapas
Vid fakturaperiodens slut:
- 🏦 Banken skapar fakturan
- 📥 Fakturan levereras till Expense
- 🔔 Användaren får en notis
- ✅ Om alla köp redan har hanterats kan redovisningen lämnas in direkt
👉 Detta minskar arbetet vid månadsslut avsevärt.
Företagsupphandlade privatkort (FUP) och FiF-kort
Hantera kvitton på samma sätt
Även för FUP- och FiF-kort rekommenderas att kvittot:
- 📷 Fotograferas direkt
- 📧 Meglas in till Expense
- 📎 Sparas i kvittoarkivet
✅ Underlagen finns då redo när transaktionen kommer in.
Löpande hantering av transaktioner
När transaktioner levereras:
- 📥 Transaktionen importeras
- 🔔 Användaren får en notifiering
- 📊 Inköpet kan bokföras
- 📎 Kvittot kan kopplas
✅ Användaren kan därefter lämna in sina redovisningar löpande under fakturaperioden.
Få ersättning snabbare
Eftersom transaktionerna kommer in löpande kan användare med privat betalningsansvar:
- 💰 Skicka in redovisningar tidigare
- ✅ Få ersättning snabbare
- 📊 Undvika att vänta på fakturaperiodens slut
Kombinera med bankutbetalning
För att ytterligare effektivisera processen kan organisationen aktivera:
🏦 Bankutbetalningar i Expense
Det gör det möjligt att:
- 💰 Betala ut godkända utlägg direkt
- ✅ Automatisera ersättningsprocessen
- 📊 Minska administrationen
👉 Särskilt användbart för användare med privat betalningsansvar.
Om ni vill behålla nuvarande arbetssätt
Det går fortfarande att använda samma rutiner som tidigare.
Om organisationen vill att användarna väntar tills fakturan har skapats kan ni:
- 📢 Informera användarna om era interna rutiner
- 📄 Fortsätta lämna in redovisningar efter fakturaleverans
✅ Expense stödjer båda arbetssätten.
Benämning på redovisningar
När transaktioner levereras innan fakturan skapats kommer redovisningen att få en tillfällig benämning.
Exempel
✅ Detta visar att kortfakturan ännu inte har skapats.
När fakturan levereras
När banken skickar fakturan till Expense:
- 📄 Den tillfälliga redovisningen uppdateras
- 🔢 Fakturanumret används som namn på redovisningen
✅ Redovisningen får då samma referens som kortfakturan.
För administratörer
Filtrera fakturerade och ofakturerade redovisningar
Om ni vill separera redovisningar som ännu inte fakturerats:
Steg-för-steg
- Gå till Redovisningar > Lista alla
- Välj filtret Fakturerat/Ofakturerat
- Välj:
- 📄 Fakturerat
- 📥 Ofakturerat
✅ Ger bättre översikt över vilka redovisningar som är redo för hantering.
Fördelar med löpande transaktionsleveranser
⚡ Snabbare hantering
- Transaktioner syns tidigare
- Kvitton kan kopplas direkt
- Redovisningar förbereds löpande
📷 Bättre kvittokvalitet
- Kvitton registreras när köpet är aktuellt
- Färre borttappade underlag
📊 Mindre administration
- Belastningen sprids över månaden
- Färre transaktioner behöver hanteras samtidigt
✅ Effektivare attestflöden
- Mer kompletta redovisningar
- Kortare ledtider
- Snabbare godkännandeprocess
❓ Vanliga frågor (FAQ)
Måste användaren vänta på fakturan innan inköp kan bokföras?
Nej, transaktionerna kan hanteras så snart de levererats till Expense.
Kan FUP- och FiF-kort skickas in löpande?
Ja, användarna kan lämna in sina redovisningar under pågående fakturaperiod.
Vad betyder "Ofakturerat" på en redovisning?
Det innebär att kortfakturan ännu inte har skapats av kortleverantören.
Kan administratörer filtrera bort ofakturerade redovisningar?
Ja, via filtret Fakturerat/Ofakturerat i Lista alla.
✅ Sammanfattning
- 💳 Alla bankpartners erbjuder nu löpande transaktionsleveranser
- 📷 Kvitton kan kopplas direkt efter köp
- 📊 Inköp kan bokföras innan fakturan anländer
- 💰 FUP- och FiF-användare kan få ersättning snabbare
- 📄 Ofakturerade redovisningar märks tydligt i systemet
- 🚀 En smidigare och mer effektiv process för både användare och administratörer