Steg 5 – Aktivera flödet och hantera fakturafiler i Expense

Hur fungerar flödet i Expense?

Som administratör kan du övervaka hela processen från registrering till bokföring.

Du kan:

• 📊 Följa status på alla redovisningar
• 🔍 Filtrera och hitta specifika ärenden
• ✅ Kontrollera och justera bokföring
• 📩 Skicka påminnelser

👉 Detta ger dig full kontroll över organisationens utläggsflöde.

Lista alla – filtrera och sök

I vyn Lista alla kan du filtrera och hitta redovisningar.

Funktioner:

• 📊 Status → Se var i processen redovisningen är
• 📁 Typ → Filtrera på typ av rapport
• 💰 Fakturerat/Ofakturerat → Se slutliga eller pågående transaktioner
• 🔍 Sök → Sök på innehåll
• 📅 Datum → Anpassa tidsintervall

👉 Använd detta för att snabbt få överblick och hitta specifika poster.

Kontrollera redovisningar

Du kan granska varje redovisning i detalj.

Detta kan du se:

• 📊 Transaktionsöversikt → Information från kortleverantör
• 🧾 Kvitton:
  • ➕ Plusikon = Saknas kvitto
  • 📱 Telefonikon = Matchat kvitto
  • 📎 Gemikon = Bifogat kvitto
  • 🧵 Trådikon = Automatchat kvitto
• 📂 Möjlighet att bifoga flera bilagor

Kontrollera bokföring

Vid bokföringssteget:

• 💡 Upplysta ikoner = Ej bokfört
• ✅ Nedsläckta ikoner = Bokfört

Så granskar du bokföring:

1. Klicka på tre prickar
2. Välj:
   • 🍽️ Representation
   • 📖 Bokföring

👉 Du kan justera eller komplettera bokföringen som administratör.

Dubblettvarning

Expense hjälper dig undvika dubbelregistrering.

• ⚠️ Varning visas vid samma datum och belopp
• ✅ Påverkar inte flödet
• 🔍 Ger möjlighet att kontrollera dubbelregistrering

👉 Ett viktigt stöd för att undvika felaktiga utbetalningar.

Bokföringsunderlag

När en redovisning är klar får du tillgång till digitala underlag.

Du kan välja:

• 📄 Detaljerad verifikation
  • Varje transaktion visas separat
  • Innehåller konton, moms, kommentarer
• 📊 Summerad verifikation
  • Sammanställning i debet/kredit

👉 Perfekt för bokföring och revision.

Aktivera automatiska påminnelser:

1. Gå till Redovisningar > Påminnelser
2. Aktivera påminnelser
3. Välj intervall

Skicka manuella påminnelser:

1. Välj urval av redovisningar
2. Filtrera på status och ålder
3. Klicka på Uppdatera urvalet
4. Markera poster
5. Skicka meddelande

✅ Användare får en påminnelse att slutföra sin rapport.

Vad händer efter att flödet är aktivt?

När flödet används fullt ut:

• 📊 Alla redovisningar följs i realtid
• ✅ Bokföring kvalitetssäkras
• 📩 Påminnelser driver in rapporter
• 🚀 Processen blir effektiv och automatiserad

När ska du använda dessa funktioner?

Funktionerna är särskilt viktiga när:

• 👥 Många användare registrerar utlägg
• 📊 Du behöver löpande kontroll
• ⏱️ Du vill minska manuell uppföljning

Tips för bästa resultat

• 🔍 Använd filter dagligen
• ✅ Granska bokföring löpande
• 📩 Aktivera automatiska påminnelser
• 📊 Kontrollera dubbletter regelbundet

👉 Detta minskar fel och sparar tid.

Vanliga frågor (FAQ)

Kan jag ändra bokföring som administratör?
Ja, via menyvalet med tre prickar.

Stoppar dubblettvarningen flödet?
Nej, det är endast en varning.

Kan jag automatisera påminnelser?
Ja, du kan ställa in intervall i systemet.

Sammanfattning

• 📊 Följ alla redovisningar via Lista alla
• 🔍 Filtrera och kontrollera innehåll
• ✅ Säkerställ korrekt bokföring
• 📩 Skicka påminnelser automatiskt
• 🚀 Få full kontroll över flödet