Hantering av företagskort och redovisningar vid avslut av anställning

1. När en anställd avslutar sin tjänst

• Säkerställ att personen har hanterat alla sina inköp i Expense innan sin sista arbetsdag.

• Om kvitton är uppladdade och kommentarer angivna på varje köp, kan du som administratör färdigställa redovisningen enligt nedan.

2. Hantera redovisningen i Expense

1. Gå till Redovisningar > Lista alla.

2. Öppna den aktuella redovisningen.

3. Klicka på de tre prickarna längst till höger för respektive köp.

   • Använd ”Bok”-ikonen för bokföring.

   • Använd ”Bestick”-ikonen för representation.

4. Kontera varje köp:

   • Kom ihåg att spara efter varje köp.

   • Vid behov, använd delkontering genom att justera beloppet.

5. När alla köp är konterade, välj ”Lämna in”:

   • Redovisningen går vidare i eventuell attestslinga till rätt attestant.

3. Om underlag saknas

Om personen inte har inkommit med fullständigt underlag:

• Följ era interna rutiner.

• Några rekommendationer:

  • Kontera upp med 0 % moms.

  • Lägg till en "kvitto saknas"-bild:

    • Ta ett foto eller ladda upp en PDF/JPG från datorn.

    • Koppla detta till respektive köp.

  • Ni kan använda vår mall för ”kvitto saknas” – ladda ner mallen här.

4. Inaktivera användaren

När redovisningen är godkänd och alla ärenden avslutade:

• Inaktivera användaren i systemet.

• Läs mer om hur du gör detta här.