Hantering av företagskort och redovisningar vid avslut av anställning

Varför är detta viktigt?

Vid avslut av anställning behöver ni säkerställa att:

💳 Alla korttransaktioner är hanterade
📎 Kvitton är uppladdade
📊 Samtliga köp är bokförda
✅ Redovisningar är inskickade och attesterade
👤 Användaren kan inaktiveras utan att ärenden blir kvar

👉 Detta minimerar administration och säkerställer korrekt bokföring.

1. Säkerställ att den anställde har hanterat sina inköp

Innan den sista arbetsdagen bör den anställde:

📷 Ladda upp samtliga kvitton
💬 Lägga till kommentarer på alla köp
✅ Färdigställa sina redovisningar

Om detta inte är möjligt kan administratören slutföra redovisningen.

2. Hantera redovisningen i Expense

Steg-för-steg

Gå till Redovisningar > Lista alla
Öppna den aktuella redovisningen
Gå igenom samtliga köp

För varje transaktion kan du använda:

📖 Bok-ikonen för bokföring
🍴 Bestick-ikonen för representation

Bokför transaktionerna

För varje köp:

Välj rätt konto
Kontrollera moms och kontering
Ange interna konton vid behov
Klicka på Spara

✅ Kom ihåg att spara efter varje bokförd transaktion.

Hantera delkontering

Om kostnaden ska delas upp:

📊 Justera beloppet mellan olika konton
✅ Använd funktionen för delkontering

👉 Säkerställer korrekt kostnadsfördelning.

Hantera representation

Om inköpet avser representation behöver följande uppgifter registreras:

👥 Antal deltagare
🧾 Namn på deltagare
🎯 Syfte
🏢 Företagsnamn (vid extern representation)

✅ Detta krävs för korrekt bokföring.

Lämna in redovisningen

När alla köp är hanterade:

Kontrollera att samtliga transaktioner är bokförda
Klicka på Lämna in

✅ Redovisningen skickas vidare i attestflödet.

3. Om kvitton eller underlag saknas

Ibland lämnar en anställd organisationen innan komplett dokumentation har inkommit.

Rekommenderad hantering

📄 Följ företagets interna rutiner
💰 Bokför med 0 % moms vid avsaknad av kvitto
📷 Lägg till dokumentation som visar att kvitto saknas

Lägg till "Kvitto saknas"

Steg:

Skapa eller ladda upp en PDF/JPG
Använd en intern mall för "Kvitto saknas"
Koppla dokumentet till transaktionen

✅ Detta skapar ett tydligt revisionsspår.

4. Inaktivera användaren

När samtliga redovisningar är färdigbehandlade:

Steg-för-steg

Kontrollera att:
- ✅ Alla redovisningar är godkända
- ✅ Transaktioner är bokförda
- ✅ Attestflöden är slutförda
Gå till användaren i Expense
Inaktivera användaren

✅ Användaren har nu tagits bort från den aktiva användarlistan.

Checklista vid avslut av anställning

Kontrollera att följande är klart:

✅ Samtliga köp är registrerade
✅ Kvitton är uppladdade
✅ Bokföring är genomförd
✅ Representation är kompletterad
✅ Redovisningen är inskickad
✅ Attesteringen är slutförd
✅ Användaren är inaktiverad

💡 Tips för bästa resultat

✅ Informera den anställde i god tid innan sista arbetsdagen
📷 Säkerställ att alla kvitton laddas upp löpande
📊 Kontrollera öppna redovisningar innan kontot stängs
💳 Avsluta eventuella företagskort enligt företagets rutiner

👉 Detta förenklar hela avslutsprocessen.

❓ Vanliga frågor (FAQ)

Kan administratören bokföra åt den anställde?

Ja, administratören kan slutföra bokföringen om användaren inte längre har tillgång till systemet.

Vad gör jag om kvitton saknas?

Följ interna rutiner och dokumentera transaktionen med exempelvis en "Kvitto saknas"-bilaga.

När bör användaren inaktiveras?

Först när alla redovisningar och attestflöden är avslutade.

Kan redovisningen fortsatt gå genom attestflödet?

Ja, när administratören lämnar in redovisningen fortsätter den genom ordinarie attestprocess.

✅ Sammanfattning

💳 Säkerställ att alla företagskortsköp är hanterade
📎 Kontrollera att kvitton finns uppladdade
📊 Bokför samtliga transaktioner
✅ Lämna in redovisningen för attest
📄 Dokumentera saknade kvitton enligt företagets rutiner
👤 Inaktivera användaren när allt är färdigt

📖 Lästips