Aktivera nya Opencard-kort i Expense
När ni har signerat avtalet med Opencard (Nordea) och fått era nya företagskort levererade behöver korten anropas en första gång i Expense. Detta aktiverar korten för framtida filöverföringar och säkerställer att korttransaktioner kan importeras till Expense. Detta är ett obligatoriskt steg för alla nya Opencard-kort och behöver genomföras varje gång ett nytt kort tillkommer.
Varför behöver korten anropas?
Innan ett kort har anropats i Expense:
- ❌ Inga transaktionsfiler skickas till Expense
- ❌ Kortköp visas inte i systemet
- ❌ Användaren kan inte matcha kvitton mot korttransaktioner
Efter att kortet har anropats:
- ✅ Filöverföringar aktiveras
- ✅ Korttransaktioner börjar levereras till Expense
- ✅ Användaren kan hantera sina kortköp i systemet
👉 Anropet fungerar som en aktivering mellan Opencard och Expense.
Så aktiverar du nya Opencard-kort
Steg-för-steg
- Gå till Administrera > Kort
- Öppna fliken Importera Opencard
- Kontrollera att rätt användare är kopplad till rätt kort
- Om förslaget inte stämmer:
- 👤 Välj rätt person manuellt
- Klicka på Importera
✅ Kortet är nu aktiverat och klart för framtida filöverföringar.
När behöver detta göras?
Du behöver genomföra anropet:
- 💳 När nya Opencard-kort levereras
- 👤 När en ny användare får ett kort
- 🔄 Varje gång ett nytt kort läggs till i organisationen
👉 Detta är en återkommande administrativ uppgift för företagets Expense-administratörer.
Administratörens ansvar
Vid den första implementationen hjälper Expense vanligtvis till med aktiveringen.
Efter uppstart ansvarar organisationens administratörer för att:
- ✅ Kontrollera när nya kort levereras
- ✅ Anropa nya kort i Expense
- ✅ Säkerställa att korten börjar skicka transaktioner
👉 Som administratör har du bäst överblick över när nya kort tillkommer i verksamheten.
Om du glömt att anropa ett kort
Har ett nytt kort inte importerats direkt?
Så fungerar det
- ✅ Kortet kan fortfarande anropas i efterhand
- ✅ Transaktioner kan hämtas retroaktivt (Enbart innevarande fakturaperiod)
- ✅ Importera kortet innan nästa månadsfakturering
👉 Då hämtas normalt den aktuella periodens transaktioner in till Expense.
Om användaren inte ska använda Expense ännu
I vissa fall kanske ett kort är utfärdat men användaren ska inte börja använda Expense direkt.
Lösning
- ✅ Låt kortet ligga kvar i anropslistan
- ✅ Vänta med att importera kortet tills användaren ska börja använda Expense
👉 Kortet ligger kvar i listan tills ni är redo att aktivera det.
Vad händer efter aktiveringen?
När kortet har importerats:
- 💳 Kortet kopplas till användaren
- 📥 Filöverföring aktiveras
- 📊 Korttransaktioner börjar levereras till Expense
- 📷 Kvitton kan matchas mot inköpen
- ✅ Redovisningsprocessen kan starta
💡 Tips för bästa resultat
- ✅ Importera kortet direkt när det levereras.
- 👤 Kontrollera alltid att rätt användare är kopplad till kortet.
- 📅 Gör det till en del av er rutin när nya kort beställs.
- 🔄 Kontrollera regelbundet fliken Importera Opencard för nya kort.
👉 Detta säkerställer att inga transaktioner missas.
Vanliga frågor (FAQ)
Måste alla nya Opencard-kort importeras?
Ja. Varje nytt kort måste anropas/importeras för att filöverföringen ska aktiveras.
Vad händer om jag inte importerar kortet?
Inga korttransaktioner kommer att skickas till Expense.
Kan jag importera kortet senare?
Ja. Kortet kan importeras i efterhand och transaktioner kan normalt hämtas retroaktivt för den aktuella perioden.
Kan ett kort ligga kvar i listan utan att importeras?
Ja. Kortet ligger kvar i anropslistan tills ni väljer att aktivera det.
Sammanfattning
- 💳 Alla nya Opencard-kort måste anropas/importeras i Expense
- 📍 Gå till Administrera > Kort > Importera Opencard
- 👤 Kontrollera att rätt användare är kopplad till rätt kort
- ✅ Klicka på Importera för att aktivera filöverföringen
- 🔄 Processen behöver upprepas för varje nytt kort
- 📥 Utan aktivering skickas inga transaktioner till Expense
- 🚀 En korrekt aktivering säkerställer smidig hantering av företagskort i Expense