Administrera åt andra användare i Expense (för administratörer)
Med funktionen Administrera konton kan en administratör eller utsedd medarbetare hantera redovisningar, kvitton och underlag åt en annan användare i Expense. Funktionen är särskilt användbar för chefer, assistenter, ekonomiavdelningar eller andra personer som hjälper medarbetare med deras administrativa arbete.
När används funktionen?
Funktionen passar exempelvis när:
- 👥 En assistent hanterar utlägg åt flera personer
- 📊 Ekonomiavdelningen hjälper användare med redovisningar
- 🩺 En medarbetare är frånvarande eller sjukskriven
- ✅ Administratörer behöver stötta användare i den dagliga hanteringen
👉 Den utsedda personen får möjlighet att administrera redovisningar och underlag åt andra användare.
Förutsättningar
För att använda funktionen krävs att organisationen har ett internt konto kopplat till varje användare, exempelvis:
- 👤 Medarbetarens namn
- 🏢 Kostnadsställe
- 📁 Personligt internt konto
✅ Det interna kontot används för att identifiera vilka redovisningar som ska administreras.
Aktivera funktionen Administrera konton
Steg-för-steg
- Gå till Administrera > Personer
- Välj den person som ska administrera åt andra användare
- Öppna fliken Administrera konton
- Välj det interna konto som används för användaren
- Klicka på Spara
✅ Funktionen är nu aktiverad för den valda personen.
Vad kan administratören hjälpa till med?
När funktionen är aktiverad kan personen bland annat:
- 📷 Hantera kvitton
- 📄 Ladda upp underlag
- 📊 Arbeta med redovisningar
- ✅ Komplettera information inför attest
- 📤 Förbereda redovisningar för vidare hantering
👉 Detta underlättar för användare som behöver administrativt stöd.
Aktivera e-postaviseringar
För att personen som administrerar ska få information om nya redovisningar kan extra e-postmottagare läggas till.
Steg-för-steg
- Gå till Administrera > Personer
- Välj den användare som ska få hjälp
- Öppna fliken Extra e-postmottagare
- Lägg till den person som ska få aviseringarna
- Klicka på Spara
✅ E-postaviseringar skickas nu även till den valda personen.
Fördelar med funktionen
⏱️ Effektivare administration
- Snabbare hantering av redovisningar
- Mindre administrativ belastning för användaren
- Färre försenade redovisningar
👥 Bättre stöd till medarbetare
- Hjälp vid frånvaro
- Stöd till användare som sällan arbetar i Expense
- Enklare onboarding av nya användare
✅ Ökad kontroll
- Tydligare ansvarsfördelning
- Bättre uppföljning av redovisningar
- Säkrare hantering av underlag
💡 Tips för bästa resultat
- ✅ Säkerställ att interna konton är korrekt kopplade
- 👥 Dokumentera vem som administrerar åt vem
- 📧 Aktivera e-postaviseringar för snabbare uppföljning
- 🔍 Gå igenom behörigheter regelbundet
👉 Detta säkerställer en smidig och säker administration.
❓ Vanliga frågor (FAQ)
Kan flera personer administrera åt samma användare?
Ja, om organisationens behörigheter och interna konton tillåter det.
Behöver personen vara administratör?
Behörigheten styrs av er uppsättning i Expense.
Får den som administrerar automatiska aviseringar?
Ja, om personen läggs till som extra e-postmottagare.
Kan funktionen användas för hela avdelningar?
Ja, beroende på hur era interna konton är uppsatta.
✅ Sammanfattning
- 👥 Hantera redovisningar åt andra användare
- 📊 Administrera kvitton och underlag
- 📁 Bygger på interna konton
- 📧 Aktivera e-postaviseringar för bättre uppföljning
- 🚀 Effektivisera administrationen i Expense