Utmaningarna
Manuell och tidskrävande hantering
Pictura stod inför en utmaning där all hantering av kvitton och utlägg skedde manuellt och på papper. Kvitton skickades med post, vilket var både tidskrävande och osäkert, särskilt för en verksamhet där många medarbetare arbetar ute på fältet.
Brister i kontroll och effektivitet
Den manuella processen gjorde det svårt att hålla ordning och få en tydlig överblick över alla utlägg. Kvitton kunde lätt tappas bort, och det var utmanande för chefer att följa upp vad varje medarbetare lämnade in, vilket ökade risken för fel och ineffektivitet.
Lösningen
Digitalisering med Expense
Pictura valde Expense för att automatisera och förenkla sin utläggshantering. Genom att låta varje medarbetare fota sina kvitton och registrera utlägg, milersättningar och traktamenten direkt i Expense-appen kunde man eliminera den pappersbaserade hanteringen.
Effektivare arbetsflöden och bättre överblick
Med Expense fick cheferna bättre kontroll och översikt över de utlägg som medarbetarna rapporterade in. Felprocenten minskade eftersom kvitton inte längre riskerade att försvinna, och den tid som tidigare gick åt till administration kunde nu användas till andra, mer produktiva uppgifter.
Resultatet
- Tidsbesparingar och ökad noggrannhet – Pictura har effektiviserat sitt arbetssätt, vilket har lett till både tidsbesparingar och minskad felprocent.
- Användarvänligt och flexibelt – Expense har visat sig vara både användarvänligt och lätt att administrera. Både appen och webbläsarversionen erbjuder en tydlig och enkel översikt.
- Snabb och hjälpsam support – Expense-supporten har fått mycket beröm för att vara snabb, trevlig och lösningsorienterad.
- Förbättrad insyn och efterlevnad – Tack vare den tydliga överblicken i Expense kan Pictura nu säkerställa att alla utlägg hanteras korrekt enligt regler och lagar.
