Hur länge måste man spara kvitton för företag idag? Ett utredningsförslag kring att “spara kvitton” i strävan mot en ny revolutionerande och mer hållbar bokföring har lämnats in till den svenska regeringen.
I grund och botten så innebär utredningsförslag att man som företagare ej längre behöver förvara en kopia av sina papperskvitton om man gjort valet att överföra dessa i en adekvat och läsbar elektronisk form!
Det viktigaste förslaget i utredningsförslaget återges dock i det faktum att en företagare faktiskt kan välja att göra sig av med alla sina kvitton och fakturor i pappersform – när dessa i sin tur omvandlas till digital form.
Även om själva förslaget rekommenderar att man även behåller papperskopiorna i sin ägo, så ämnar det hela bidra till att göra bokföringen mer flexibel, där man faktiskt själv får avgöra huruvida man önskar spara det fysiska underlaget.
Kvitton utgör (som du redan vet) en del av bolagets primära räkenskapsinformation. Det hela innebär att enligt den rådande bokföringslagen så ska kvitton sparas under minst 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret i fråga avslutades.
Med andra ord så innebär det hela att ett bolag som för närvarande har ett räkenskapsår från 1 juni – 31 maj måste enligt det som stipuleras i lagstiftningen alltid spara sina kvitton under minst 7 år och 5 månader.
Utredningsförslaget kommer medföra en reell effekt när det kommer till bokföringsprocessen, oberoende storleken på organisationen i fråga. Det hela förväntas i sin tur resultera i betydligt lägre kostnader i form av förvaring, hantering och administration.
Som en jämförelse så fastslog en tidigare utredning att kostnaden för att spara bokföringsunderlag och pärmar beräknades uppgå till över 4 miljarder kronor för alla de organisationer vilka återges inom rikets gränser.
Dock så förutsätter det hela att delar av underlaget ej försvinner i samband med att själva digitaliseringsprocessen tillämpas. Man måste således säkerställa att det existerar en fastställd och adekvat process för hur det fysiska underlaget ska omvandlas till den förväntade digitala formen.
Med andra ord så får man ej en andra chans till att digitalisera kvittot eller fakturan för den delen om det “råkade” bli suddigt eller otydligt vid tiden för digitaliseringen om man “de facto” valt att slänga det fysiska originalet.
Det nuvarande kravet implicerar att organisationerna måste spara alla sina fysiska kvitton och fakturor (inkl. handskrivna kvitton), även om man valt att fota kvitton via innovativa tjänster såsom Expense.
Det faktum att det skrivs ut fler än 2 miljarder kvitton och fakturor årligen inom rikets gränser är något som får anses vara försvarbart, framför allt när man har i åtanke att det hela kräver över 65 000 träd för att kunna produceras!
Sverige verkar verka i form av en auktoritet när det kommer till hållbarhet, något som i sin tur innebär att det får anses vara mer viktigt än någonsin att skära ned på den fysiska hanteringen av bokföringsunderlaget.
Med hjälp av Expense så sparar man in på kostsam administration, bidrar till det viktiga hållbarhetsperspektivet, samtidigt som det hela förklaras i form av att man sparar kvitton digitalt.
Det är både tidskrävande och kostsamt att spara kvitton i fysisk form, oavsett storleken på organisationen i fråga. Genom att använda dig av Expense så får du möjligheten att scanna kvitton med iPhone- och Android-enheter på ett betydligt snabbare men även exceptionellt smidigare sätt än vad som är fallet idag med den fysiska hanteringen.
Det hela gör det även enklare att organisera kvitton, samtidigt som man får möjligheten att spara kvitton även när man befinner sig på språng, något som gör lösningen ytterst smidig och intuitiv på en och samma gång!
Vänligen kontakta oss för att ta reda på mer om hur vi kan hjälpa just er. Ring 08 1213 0597 eller skicka ett e-postmeddelande till sales@expense.se så berättar vi mer.