Personalen på Toyota Material Handling (TMHSE) har idag företagsupphandlande privata kort Administrationen av dessa sköts av kortinnehavarna direkt i Expense. Toyota har många anställda och de flesta är idag aktiva och nöjda användare i Expense. Konteringen av personalens inköp sköts enkelt och tidseffektivt och eftersom systemet är pedagogiskt uppbyggt så är tanken att vem som helst ska klara av hanteringen.
TMHSE fick sin första fil från deras kortleverantör i december 2014. Maria Gråd arbetar som redovisningschef på Toyota och hon hade hört talas om Dicom Expense på en tidigare arbetsplats och en kontaktperson hos kortleverantören som Toyota använder hade rekommenderat Expense. Maria besökte därför vår hemsida och läste om Expense och förstod att detta var någonting som skulle förenkla sin administration avsevärt. Maria berättar att hon såg en film om Expense och hon förklarar att det verkade lika lätt som det lät.
Hon var samtidigt skeptisk till mindre leverantörer vid den tidpunkten men efter att ha anlitat ett mindre företag för dokumenthantering/attestflöde märkte hon att mindre leverantörer kan vara till fördel. Supporten är alltid tillgänglig och kunden är ständigt i fokus. Maria berättar att hon fick en positiv känsla av personalen hos Expense och att hon fick förtroende genom det.
Hur kom Toyota Material Handling igång?
Det började med att en liten grupp utvärderade tjänsten och fick sina inköp importerade från sin kortleverantör. När allt flöt på bra så kopplades fler och fler till Expense och idag använder näst intill alla anställda på Toyota tjänsten för att underlätta administrationen av sina företagskort. Utvärderingsperioden var några månader och uppstarten fungerade mycket smidigt och enkelt. Maria förklarar att det hade räckt med endast en månad för utvärdering, men att det var skönt att få pröva på tjänsten i lugn och ro. Utvärderingsperioden var även uppskattad eftersom man ofta vill se om tiden som läggs ner på en ny tjänst är ekonomisk försvarbar.
Den största utmaningen för Toyota var att övergå från företagskort till privata kort. När den övergången var avklarad fungerade allt utmärkt. Idag skickas transaktioner från kortleverantören till Expense varje måndag och kortinnehavarna på Toyota kan sköta sina redovisningar löpande. Maria rekommenderar att man låter anställda lämna in sina redovisningar en gång i månaden för enklast hantering.
Från uppstart till export av redovisningar
Maria anser att uppstarten fungerade mycket bra och att det var enkelt att sätta upp alla generella inställningar. Supporten var både snabb och bra från början och Toyotas anställda som haft behov av stöd har fått det. Maria berättar att alla har kommit igång bra i Expense och det som var en avgörande faktor för snabb uppstart visade sig vara datavanan. Expense® är ett användarvänligt system som inte kräver speciellt stor datavana och det är till fördel där erfarenheten bland de anställda skiljer sig åt.
Implementationsprocessen var smidig och mycket kunde registreras och administreras manuellt. Personalen på Toyota har gett bra respons på användargränssnittet i Expense och de anser att tjänsten är smidig. De flesta i personalen använder Expense kvitto-app för att få in kvittot digitalt till respektive inköp. En stor del av personalen sitter utspridda i landet och Maria har haft utbildningar med grupper vid separata tillfällen, ofta genom Lync eller andra delningsfunktioner.
I dagsläget har Toyota två administratörer som sköter de generella inställningarna i Expense® samt export av redovisningar till Toyotas bokföringsprogram. Privata utlägg görs via IFS och utbetalas via lön men det är nog irrelevant i detta sammanhang?
Allt fungerar bra och det har det gjort sedan start, förklarar Maria.
Se en uppdaterad film om hur administrationen har förenklats