Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) - en kundintervju

Sveriges kommuner och landsting, SKL, är Sveriges största arbetsgivarorganisation och medlemmarna är kommuner, landsting och regioner som tillsammans är arbetsgivare för mer än en miljon människor. SKL har bland annat till uppgift att teckna centrala kollektivavtal om lön och allmänna anställningsvillkor.

På SKL arbetar 450 personer och resor i tjänsten ingår. Cirka 400 av medarbetarna reser och hanterar utlägg via ett företagsupphandlat betalkort där fakturan skickas till SKL. De övriga sköter det via egna utläggsredovisningar. Sammantaget innebar hanteringen av personalens reseräkningar mycket arbete med dess olika ersättningar för färdtid, kollektivavtalade traktamenten, milersättningar och andra ersättningar.

Tidsödande supportärenden

Den omfattande manuella hanteringen av reseräkningarna och tillhörande kvitton innebar en mängd frågor, som administratörerna på de olika enheterna och den centrala personalfunktionen löpande behövde besvara. De blanketter och mjukvaror som användes var inte tillräckligt intuitiva, vilket ledde till en hög grad av intern kritik. Någon form av lösning måste till.

– Utöver en förenkling för medarbetarna såg vi också en besparingsmöjlighet med en effektivisering, säger Ann Landelius, systemarkitekt och ansvarig för digitalisering på SKL. Vi ville därför hitta ett modernt och användarvänligt system som kunde integreras med våra befintliga HR- och Ekonomisystem.

Upphandling

Jakten på en ny lösning och leverantör

SKL gick grundligt tillväga och startade upp projektet ”Ett enkelt reseräkningssystem för alla”. En del av projektet var att genomföra interna undersökningar och intervjuer med chefer och administratörer. En frågeenkät skickades också ut till samtliga medarbetare, där man skulle betygsätta de olika momenten och rutiner som fanns. Resultatet av frågorna indikerade vilka krav som SKL skulle ställa på en ersättningslösning till de krångliga och omfattande rutiner som SKL hade.

Främst var det ett reseräkningssystem SKL sökte och Dicom Expense framstod som en leverantör som svarade upp mot de krav man initialt satt upp. Och som kunde utveckla de delar som saknades.

Utöver de krav vi initialt satt upp visade det sig att lösningen som Dicom Expense hade, också hade en färdig koppling till vårt valda företagskort Eurocard, säger Ann Landelius. Det var en funktion vi inte hade tagit med i vår kravspecifikation, men som vi nu insåg borde tillhöra skall-kraven. Då skulle alla medarbetarna kunna använda samma system för redovisning av kvitton, oavsett hur dessa betalats.

Efter en fördjupad urvalsprocess med flera möten där HR, ekonomi och administratörer också deltog, togs beslutet att Dicom Expense skulle få uppdraget att leverera lösningen Expense som svar på ”Ett enkelt reseräkningssystem för alla”.

Implementering

Smidig genomförandeprocess

Dicom Expense startade utvecklingen parallellt med att tillsammans med SKL:s befintliga systemleverantörer definiera vilka rutiner som behövdes för att kunna exportera data mellan systemen. Målet var att helt slippa manuell registervård, det vill säga att all väsentlig information från Ekonomi- och HR-system automatiskt skulle föras över till Expense fortlöpande.

Den planerade driftstarten fick flyttas fram ett par månader. 600 personer skulle igång samtidigt med Expense och SKL prioriterade därför att lanseringen skulle ske utan problem, snarare än att det måste ske vid en viss lanserad tidpunkt.

Utrullningen av Expense har gått mycket bra, säger Ann Landelius. Men visst har vi stött på utmaningar också. En sådan var funktionen att användarna bara skulle behöva logga in en gång och nå alla SKL’s system inklusive Expense, så kallad SSO. Det prioriterades upp i sista stund till att det måste vara klart innan lanseringen, vilket skapade en tuff tidspress i slutfasen av projektet. Men det gick utmärkt.

Innan alla 450 användare släpptes in i systemet genomfördes ett antal allmänna demonstrations- och informationsmöten. Inbjudan gick ut via SKL:s intranät och mötena var välbesökta.

I dessa forum fick projektet positivt gensvar direkt, något vi faktiskt inte tog för givet med tanke på att lösningen innebar helt nya rutiner för så många, säger Ann Landelius. Men eftersom Expense är webbaserat och helt självinstruerande, är det ett gränssnitt som är lätt att förstå.

Och gensvaret från medarbetarna på det nya systemet har överlag varit positivt.

Tidigare var det krångligt att redovisa kvitton och reseräkningar och vi fick mängder med frågor som tog tid att besvara. Nu när den nya lösningen är igång för alla har det varit förvånansvärt lite frågor från både medarbetare och chefer, säger Britt Kraft, lönespecialist.

SKL hanterar idag i huvudsak alla supportfrågor kring Expense internt.

Resultat

Eurocard

Innan SKL började köra Expense hade ekonomifunktionen att hantera 400 fakturor per månad, en per betalkort. Kvitton klistrades på papper och scannades in i leverantörsreskontran där bokföringen sedan hanterades utifrån de kommentarer som givits på kvittot/papperet. Det här var en stor arbetsbelastning varje månadsskifte när fakturorna kom. Och saknade kvitton skapade en omfattande bevakningsprocedur.

Idag får vi en enda samlingsfaktura varje månad, samtidigt som allt går in i Expense och redovisas av kortinnehavaren själv direkt via webben efter våra integrerade konteringsregler och behörigheter, säger Teresa Hansson, förbundscontroller på SKL. Alla medarbetare sparar tid idag.

Det digitala kvittot kopplas automatiskt till rätt inköp på Eurocards faktura, här sparar vi också mycket tid.

Granskning sker först av administratörer på respektive enhet, därefter chefsattest och slutligen godkännande av behörig på ekonomi. Dessa flöden är automatiserade efter våra integrerade HR-inställningar.

 Reseräkning

För de flesta har det här varit en mycket välkommen förenkling och modernisering, alla anställda och chefer har fått ett system där de ser alla kostnader tydligt presenterade tillsammans med bilder på kvitton/deltagarlistor/övriga dokument.

Hos oss är många olika instanser involverade i en reseräkning, så att flödet automatiserats är minskad risk för att något missas. Ett smidigare sätt för alla helt enkelt.

Generellt för både Eurocard och Reseräkning är att allt går i samma flöden, det är exakt samma integrationer till grund för bägge redovisningstyperna. Det gör att när något ändras i försystemet, slår ändringen igenom även i Expense.

Problemet

  • Omfattande manuell hantering av reseräkningar, utlägg och kvitton för 450 medarbetare.
  • 400 kontokortsfakturor per månad – risk för sen betalning och jakt på saknade kvitton.
  • Tidsödande supportärenden för administratörerna.

Lösningen

  • Reseräkningar skapas och sköts helt av den anställde utifrån automatiserade behörigheter och roller.
  • Eurocard skickar en samlingsfaktura digitalt till SKL som hanteras direkt i Expense.
  • Användarna konterar själva sina utlägg och fotograferar kvitton med en mobil app.
  • Eventuella övriga dokument bifogas.

Resultatet

  • Tidsvinsten är svår att mäta efter bara 2 månader, men vi vet att den är betydande. Bara genom att få 1 faktura / månad i stället för 400 har sparat tid.
  • Enklare hantering genom digitalisering av kvitton och dokument.
  • Tydligare presentation av kostnaderna, bättre underlag för kontroll.
  • Anpassade manualer finns i systemet. Tanken med en utbildningsfilm är skrotad.
  • Supporten hos administratörerna har redan gått ned i och med att Expense är användarvänligt och intuitivt.
  • Positiv respons från alla medarbetare kring de nya rutinerna

Om Produkten:

Expense körs som molntjänster med det gemensamt att alla skatteregler uppdateras med automatik, kontoplanen anpassas, integration kan ske mellan externa system, utbetalningsfiler kan skapas, inköp automatkonteras, digitala kvitton bifoga, med mera.

Inköp gjorda med Visa eller MasterCard företagskort importeras i Expense och redovisas på valfritt sätt.

För SKL har vi utvecklat en speciell modul för Färdtidsersättning samt anpassat ytterligare till Kollektivavtalet. Moduler finns även för differentierad moms och ersättning till förtroendevalda.