SOS Alarm - en kundintervju

SOS Alarm skapar ett tryggare Sverige för alla genom att dygnet runt larma ut hjälpresurser när olyckan är framme. Med ett samtal till 112 nås rätt hjälp när den behövs, oavsett vem du är och var i Sverige du befinner dig. SOS Alarm ansvarar förutom för nödnumret 112 också för informationsnumret 113 13 som används för att få eller för att lämna information vid allvarliga olyckor som en stor trafikolycka eller brand, eller vid kriser som exempelvis större stormar, översvämningar eller sjukdomsutbrott. SOS Alarm spelar en central roll i samhällets krisberedskap och tillhandahåller även säkerhets- och jourtjänster. Tack vare unik kompetens, lång erfarenhet och genom att ständigt utveckla verksamheten är SOS Alarm navet som skapar trygghet och säkerhet.

Komplicerat och tidskrävande

SOS Alarm har omkring 1 000 anställda. Av dessa har ca 180 personer företagskort från First Card för att i tjänsten kunna betala för resor och utlägg i samband med arbetsmöten eller installationer. Hanteringen av kvitton och redovisning har tidigare varit både komplicerad och tidskrävande. Det har inneburit ett slags dubbelarbete med kontering i flera omgångar och kvitton som ska kunna scannas och finnas tillgängliga. En krånglig process som varit omständlig för alla inblandade.

Behov att förenkla och säkra kvaliteten

Carina Lindblom, som arbetar som ekonom vid SOS Alarm Sverige, hade under en längre tid tittat på olika lösningar för att kunna göra redovisningen mer effektiv inom företaget. Det kom ett mail till ekonomiavdelningen från Dicom Expense och Carina tog kontakt. Inledningsvis var representanter från både lön och ekonomi med och tittade på lösningen. De fattade alla tycke och tyckte att systemet var mycket användarvänligt och lätt att starta upp, helt manuellt.

– Vi såg en stor potential direkt med lösningen, säger Carina Lindblom. Vårt främsta behov var att förenkla för First Card användarna och säkra kvaliteten på redovisningen för vår ekonomiavdelning.

I dag kan alla kortanvändare med First Card enkelt läsa in sina utlägg och kvitton med hjälp av sina smartphones och det är en stor vinning att allt sedan läggs in i systemet och sparas tills det ska redovisas.

Stor flexibilitet för användaren

I dag finns SOS Alarm på 14 olika orter och många av medarbetarna reser och har därför
behov av ett kort. De kan i dag enkelt redovisa utlägg när de t ex sitter på tåg eller flyg,
egentligen när som helst, eftersom systemet finns där hela tiden. Det här innebär en
mycket större flexibilitet för användaren.

– Inledningsvis gjorde vi ett test i tre månader. Då kunde de som behövde, logga in i systemet och vi gjorde en del inställningar som passade oss som företag. Tio personer fick sedan börja använda systemet med vanliga kortutlägg. Reaktionen lät inte vänta på sig. Ganska omgående fick vi höra att alla var mycket positiva och efterfrågan växte.

Efter ungefär ett halvår var systemet igång och resultatet blev en stor vinning för alla.

– Under implementeringen har det varit viktigt att jag varit tillgänglig och haft tid att stötta dem som skulle börja använda systemet. Jag har även haft några medarbetare på ekonomiavdelningen som hjälpt mig och stöttat de ca 185 användare som vi har ute i organisationen. Under uppstarten har vi behövt göra några små finjusteringar, men i stort är systemet otroligt lätt att komma igång med. Utmaningen har varit att få alla att först ta till sig informationen i alla steg. Jag arbetar i dag mycket med att maila ut information och gör även punktinsatser i form av att jag finns en halv dag på olika platser och hjälper till. För många i organisationen är det här fortfarande nytt och därför behöver jag och några medarbetare vara tillgängliga och erbjuda hjälp och stöttning.

Lättare hantering spar tid åt alla

– Effekten har varit mycket tydlig. Vi har fått en bättre redovisning med högre kvalitet. Det är nu lättare för oss på ekonomiavdelningen att granska och godkänna. Det har också gjort det enklare för våra revisorer att få en överblick.

Systemet har inneburit en hantering som spar tid åt alla. Dels för den som använder First Card kortet och gör utlägg, dels för de som arbetar på ekonomiavdelningen. Det har också blivit lättare att överblicka för den chef som ska attestera att gör en bra bedömning. För den som ska redovisa finns i dag ett bra verktyg som gör det enklare att redovisa rätt. Om något skulle ha blivit fel, är det lättare än tidigare att rätta till felet. Systemet känner av och hjälper till att kontera rätt.

Mer tid. Mindre arbete.

– De stora vinningarna för oss som företag är att vi spar tid och arbetsinsatser. För den enskilde handlar det om att den kan redovisa när den har tid och vill. Att kvitton alltid finns tillgängligt ger en otrolig flexibilitet. Det gör att man kan fokusera på annat.

I dag är det främst de som reser i tjänsten och gör utlägg som har stor användning av systemet. Det kan till exempel vara taxiresor eller hotellräkningar. Men också en tekniker som är ute för en installation och behöver köpa en kabel eller annat material kan ha stor nytta av lösningen.

– Något annat som varit mycket viktigt för oss är en kunnig och bra support. Här har Expense by Dicom varit snabba, bra och alltid tillgängliga. De har lyssnat och tagit till sig både våra frågor och tankar för att utveckla och förbättra användningen av systemet. Nu behöver vi jobba vidare. Alla människor är ju olika och har olika behov, men jag är övertygad att det här kommer att passa oss även framöver. Min roll är att få alla att uppleva hur bra systemet är och att finnas till hands och kunna stötta dem, avslutar Carina.

Problemet

  • Omständig om omfattande hantering
  • Dubbeljobb med kontering
  • Oflexibel redovisning

Lösningen

  • Flexibelt för användaren
  • Transaktioner från First Card sker i Expense
  • Enkelt att fota av kvitton med appen
  • Bättre överblick vid redovisning
  • Systemet känner av och hjälper till att kontera rätt

Effekt

  • Sparar tid och arbetskraft
  • Gör det enklare för användaren att kontera rätt
  • Snabb och bra support och service
  • Underlättar för attesterande chefer och revisorer

Om Produkten:

Dicom Expense Kontering/utlägg och Dicom Expense Reseräkning, är två produkter som körs som molntjänster med det gemensamt att alla skatteregler uppdateras med automatik, kontoplanen anpassas, integration kan ske mot externa system, utbetalningsfiler kan skapas, vissa kostnader kan automatkonteras, digitala kvitton kan bifogas. Med mera.