Almega - en kundintervju

Almega är den största förbundsgruppen inom Svenskt Näringsliv. Organisationen företräder sju arbetsgivarförbund som representerar ett 60-tal olika branscher och fler än 10 500 medlemsföretag. Här jobbar 160 medarbetare med att ge medlemsföretagen service i arbetsgivar- och branschfrågor. Många reser både inom Sverige och i Europa. Det blir förstås en hel del utlägg i tjänsten, över 5 000 stycken per år. Och utlägg betyder kvitton som ska redovisas.

Till för ett halvår sedan fungerade det som på så många andra företag och organisationer: De anställda fick själv fylla i ett dokument med belopp, skriva in syfte med utlägget, bifoga gästförteckningar och kontera sina fakturor innan man lämnade in dem till ekonomiavdelningen för vidare hantering.

Mycket manuellt arbete

De fem anställda på ekonomiavdelningen var alla involverade i att kontrollera den här typen av redovisningar. Själva jobbet bestod i att kontrollera kvitton, att kontrollera att konteringar var rätt utförda samt att göra separata uträkningar för vad som var avdragsgillt och inte. Att tyda olika handstilar och kontrollera gästförteckningar och syften vid representation var tidskrävande moment.

– Det handlade om omfattande rutiner och en hel del manuellt arbete. Ibland blev dessutom fakturor för sent betalda för att de anställda inte kom in med redovisningen i tid, berättar Berit Manell, som är ekonomichef på Almega.

Berit hade länge haft idén att göra processen smidigare genom att digitalisera rutinerna för utlägg. Men först 2012 fanns de rätta förutsättningarna. Berit hade sedan tidigare fört diskussioner med Dicom Expense, som enligt hennes mening hade en intressant lösning och de funktioner som Almega behövde.

– Egentligen fanns det inte heller några riktiga konkurrenter, berättar Berit. Så att välja Dicom Expense kändes som en självklarhet.

I samband med en nyanställning på ekonomiavdelningen avsatte man tid för att driva projektet. Sofia Dahlén fick uppdraget att leda arbetet och att ansvara för utrullning av systemet i organisationen. Något som underlättade arbetet var det faktum att hon kom utifrån och kunde se organisationen med friska ögon.

Smidig utrullning

Arbetet började med en integration av behörighetstabeller från ekonomisystemet till Dicom Expense. När integrationen var på plats startades en testgrupp inom Almega på 30 utvalda personer. Sofia var då ute hos användarna som fick lära sig systemet och samtidigt ge synpunkter på hur det fungerade. Med Dicom Expenses färdiga manualer som utgångspunkt tog Almega fram egna företagsanpassade manualer med konkreta exempel och tips på vanliga konteringar. Tanken var att en användare med hjälp av en manual enkelt ska kunna komma igång och använda systemet, men också få stöd av personalen på ekonomi om det skulle behövas.

– Samarbetet med Dicom Expense rullade på jättebra! berättar Sofia. Det var riktigt roligt att jobba med Dicom Expense, som var väldigt flexibla och tillmötesgående. Det har gått bra att få till nya funktioner efterhand och hanteringen av behörighetsregistret har blivit väldigt bra med sökbarhet från olika håll – faktiskt mycket bättre än vi hade föreställt oss från början, berättar hon.

Utrullningen är nu gjord och systemet används av 130 medarbetare. En del i utrullningen var att byta ut de tidigare korten mot rena företagskort från Eurocard.

Enklare för användarna

Och Berit Manell är nöjd med resultatet. Administrationen för både ekonomiavdelningen och användarna är betydligt förenklad. Fakturorna kommer in med automatik och betalas i tid. Dicom Expense räknar automatiskt ut vad som är avdragsgillt och inte.

– Det betyder mycket snabbare avstämningar, säger Berit. Tidigare fick vi ta hand om en faktura per kortanvändare som skulle hanteras manuellt. Nu får vi en digital samlingsfaktura med individuella specifikationer per månad från Eurocard. Det som återstår för ekonomiavdelningen är att kontrollera och bocka av att underlag och kvitton finns med. Det går snabbare för användarna också, vilket gör att de överlag också är mycket positiva.

– Dicom Expense är så användarvänligt att man inte kan annat än tycka om det, menar Sofia. Dicom Expense underlättar konteringen, med förslag på de konton och resultatställen som användaren har behörighet för och ställer frågor och ber om de uppgifter som behövs.

Frigjort en halvtidstjänst

För Almegas del räknar Berit med att tid motsvarande en halvtidstjänst har frigjorts på ekonomiavdelningen genom Dicom Expense.

– Det betyder att den tiden nu kan läggas på att ge våra medarbetare och kunder bättre service. Vi har mer tid till analyser och uppföljning och har därmed också kvalitetssäkrat rapporteringen till ledningen.

Fortfarande finns den manuella rutinen att fysiska kvitton måste bifogas i fakturaunderlaget. Egentligen är det bokföringslagen som hindrar processen från att vara helt digitaliserad.

– En helt digitaliserad process ser jag fram emot, avslutar Berit. Vi hoppas att det snart blir en ändring i lagstiftningen, så att det blir möjligt.

Problemet

  • En omfattande manuell hantering av utlägg och kvitton för 130 medarbetare
  • En kontokortsfaktura per medarbetare och risk för sen betalning genom de omfattande manuella processerna
  • Ständiga påminnelser från ekonomiavdelningen till medarbetarna

Lösningen

  • Alla medarbetare utrustas med företagskort från Eurocard
  • Fakturor för alla kort skickas till Almega som en datafil och hanteras direkt i Dicom Expense
  • Användaren får ett mejl med länk till systemet när det finns en redovisning att ta hand om
  • Dicom Expense håller koll så att Almega följer skattereglerna

Resultatet

  • Tidsvinst motsvarande en halvtidstjänst genom Dicom Expense
  • Frigjord tid för ekonomiavdelningen att serva medarbetare och kunder med annat ekonomiunderlag
  • Lättare för revisorer att analysera ett korrekt underlag
  • Användarvänligt system och positiv respons från användarna kring de nya rutinerna

Om Produkten:

Dicom Expense Kontering/utlägg och Dicom Expense Reseräkning, är två produkter som körs som molntjänster med det gemensamt att alla skatteregler uppdateras med automatik, kontoplanen anpassas, integration kan ske mot externa system, utbetalningsfiler kan skapas, vissa kostnader kan automatkonteras, digitala kvitton kan bifogas. Med mera.