Appen

+Vilken mobilapp skall jag välja?

Det finns 2 stycken mobilappar.

  • Expense 2014 – är den äldre varianten och kommer att fasas ut under hösten 2018. I den kan man fotografera och kommentera alla kvitton.
  • Expense – är den nya appen som finns att ladda ned på Google Play och Appstore, Som inloggad i Expense finns det en manual att ladda ned. För Android krävs operativsystem version 4.1 eller högre, för Iphone krävs iOS version 9.0 eller högre.
+Var hittar jag min registreringskod?

Logga in på ert företags Expenseportal. Gå sedan till Mina/Inställningar och klicka på knappen Lägg till enhet för att generera en kod som du sedan skriver in i appen.

+Hur växlar jag användare i appen?

IPhone: På startsidan, klicka på gubben nere i högra hörnet och klicka på Växla användare.
Android: På startsidan, klicka på de tre prickarna uppe i högra hörnet, välj Växla användare.

+Om jag har ett kvitto med utländskt belopp, hur gör jag?

Om du har betalt med företagskort så fotar du kvittot och skriver in beloppet som står på kvittot, valutakursen kommer sedan in med fakturan från kortleverantören.

Om du däremot har betalat med kontanter eller ett privat kort så ska du registrera inköpet manuellt och då även fylla i valutakursen.

För användare / anställda med utlägg

+Hur loggar jag in i Expense på webben?

Ert bolag har fått en egen inloggningssida till Expense, kontakta er ekonomiavdelning för att få veta er länkadress.

Login demobolaget: https://demo.dicomkontera.se

+Jag hittar flera appar för nedladdning i Appstore eller Google Play?

Det finns 2 stycken mobilappar.

Se ovan svar på frågan Vilken mobilapp skall jag välja? under Mobilappen

+Hur registrerar jag appen?

Logga in i Expense, klicka på Mina/Inställningar längst ner på sidan finns en knapp som heter Lägg till enhet, klicka där för att få fram din kod som du sedan knappar in i appen.

Om du inte skall använda webben utan bara använda appen får du be din administratör om en kod som du knappar in i appen.

+Hur mailar jag in ett digitalt kvitto?

Först måste du verifiera din e-postadress, detta gör ni under Mina/Inställningar på webben eller i mobilappen och följer sedan instruktionerna. Därefter kan du e-posta dina kvitton till kvitto@expense.se eller receipt@expense.se

Genom att skriva beloppet i ämnesraden får kvittot ett registrerat belopp. OBS. Ange enbart heltal.

Datum på kvittot blir alltid befintligt datum.

Som inloggad på webben kan du verifiera ytterligare e-post adresser via Mina/Inställningar.

+Hur kopplar jag kvitton?

På webben:
Om Expense har hittat ett kvitto till din transaktion visas det med en telefonsymbol. Klicka på symbolen för att granska att det är rätt kvitto och tryck på JA eller NEJ.

Har Expense inte hittat ett kvitto så kommer detta markeras med ett grönt plus. Klicka på plus tecknet för att öppna ditt kvittoarkiv och välj sedan rätt kvitto.

I Expense mobilapp
När du trycker på en transaktion i appen kommer Expense att föreslå ett kvitto om du angivet korrekt belopp och datum. I annat fall kan du bifoga ett kvitto genom att ta ett foto eller hämta från telefonens bildarkiv eller Mina kvitton.

När det finns ett kopplat kvitto visas en litet gem under beloppet

+Hur kopplar jag bort ett kvitto från en transaktion
  1. Börja med att klicka på gemet i kvittokolumnen
  2. När du då får upp kvittot, placera muspekaren över kvittot
  3. Du kan nu välja mellan att Hämta eller Ta bort.
  4. Välj Ta bort
  5. Du kan välja mellan att Koppla bort eller Radera
  6. Välj Koppla bort
+Vissa sidor i Expense blir blanka?

Detta beror oftast på att cacheminnet i webbläsaren är fullt, testa att rensa (Tryck ctrl + shift + delete) och ta bort temporära internetfiler och cookies eller byt webbläsare. Funkar inte detta föreslår vi att ni byter webbläsare.

Expense fungerar bäst i Google Chrome, Mozilla Firefox och Safari.

För administratörer

+Vad säger lagen om arkivering av kvitton

*Arkivera i det format det inkommit till företaget.
*Samma krav oavsett typ av betalkort och betalningsansvar
*Arkivera papperskvitton i 7 räkenskapsår om det inte finns digital kopia, annars räcker det med 3 års arkivering
*Inget krav på hur det skall arkiveras

Här finns Bokföringsnämndens, BFN, klargörande från 2017-03

Här finns en artikel i ämnet i tidningen Balans n1 2016

 

+Hur lägger jag till nya kostnadskonto?

Gå till Administrera/Konton och välj Nytt konto.

+Hur lägger jag till en ny interna kontodimension?

Gå till Administrera/Interna konton och välj Nytt konto.

(T ex Kostnadsställe, Projekt, Kostnadsbärare, Objekt, osv)

+Hur lägger jag till nya interna kontokoder under respektive kontodimension?

Gå till Administrera/Interna konton och välj den interna kontodimensionen, t ex Kostnadsställe, klicka på fliken Kontokoder och välj Ny kontokod.

+Jag ser inte mina nyupplagda konton?

Detta beror oftast på att cacheminnet i webbläsaren är fullt, testa att rensa (Tryck ctrl + shift + delete) och ta bort temporära internetfiler och cookies eller byt webbläsare. Funkar inte detta föreslår vi att ni byter webbläsare.

Expense fungerar bäst i Google Chrome, Mozilla Firefox och Safari.

+Hur lägger jag upp nya användare?

Som administratör i Expense kan du tilldela inloggningsuppgifter till registrerade personer. Du gör detta under Administrera/Personer, bocka i rutan Användare. Därefter får du skapa ett användarnamn och lösenord. Alla personer med ett importerat företagskort blir automatiskt en registrerad person i Expense dock inte automatiskt en användare som kan logga in på Webben.

Om ni har många upplagda personer som saknar inloggningsuppgifter kan ni under Administrera/Personer klicka på Skapa användare. Då kan du tilldela alla ett användarnamn ett gemensamt lösenord som varje person sedan måste byta.

+Hur får jag in våra företagskort?

Korten registreras automatiskt i Expense vid import av er första fakturafil. För att få in en fakurafil från kortleverantören krävs ett underskrivet avtal. Kontakta er kortleverantör eller oss på Dicom Expense för hjälp.

+Hur ger jag en registreringskod till en användare?

Gå in under Administrera/Personer och välj medarbetare. Klicka på fliken Mobila enheter och knappen Lägg till enhet. Koden är giltig i 10 min.

+Hur begränsar jag en användares behörigheter?

Under Administrera/Personer kan du för varje person bestämma vad hen får göra.

  • Kan bokföra

Om du vill att personen endast skall kunna fotografera, e-posta och koppla kvitton utan att bokföra skall du bocka ur rutan Kan bokföra. Då kan personen inte bokföra i varken i appen eller på webben.

  • Kan attestera

För att få tillgång till digital attest behöver aktivera digital attest under Administrera/Inställningar. Därefter kan ni kan ni bocka i Kan attestera på de personer som skall vara valbara attestpersoner.

  • Administratör

Bocka i Systemadministratör om personen skall ha tillgång till allt i Expense, inklusive alla redovisningar, kunna administrera kontoplan, användare osv

  • Reseräkningsanvändare eller Utlägg/milersättning

Ni kan bocka i Reseräkningsanvändare eller Utlägg/milersättning om ni har licensen som tillåter detta. I Reseräkning ingår Utlägg/milersättning och innebär att personen får tillgång till dessa funktioner på webben

  • Administrera konton

Under fliken Administrerar konton kan man tillåta en person som inte är administratör att få tillgång till alla personers redovisningar som default tillhör en specifik intern kostnadsdimension.

+Hur tar jag bort en person som inte längre använder Expense?

Gå till Administrera/Personer och välj vilken medarbetare som ska plockas bort. Mitt på sidan finns det ett fält för status. Välj Inaktiv och glöm inte att klicka på spara längst ner på sidan

+Hur exporterar jag bokföringen till mitt affärsystem?

Gå till Redovisningar/Exportera och välj den typen av export du vill göra, ställ in vilken period du vill exportera. Perioden styr enbart vilka redovisningar som exporteras och påverkar inte exporten i övrigt.

Innan en redovisning kan gå att exportera skall den vara status Godkänd. Detta görs via Redovisningar/Godkänna.

+Hur arkiverar jag gamla redovisningar

För att snabba upp svarstiderna i Expense och göra listorna lite mindre är det bra om du arkiverar gamla redovisningar som är Exporterade,

Här beskriver vi det närmare: https://expense.se/arkivering

+Hur skickar jag påminnelser till medarberare som inte har gjort sin redovinisning

Under Redovisningar/Påminnelser kan ni skicka manuella påminnelser till attestpersoner och/eller kortinnehavare som inte har gjort klart sin redovisning.

Under Administrera/Inställningar och fliken Övrigt kan ni aktivera automatiska påminnelser och ange hur ofta de skall skickas