Appen

+Var hittar jag manualen om appen?

Som inloggad i Expense på webben hittar du en manual som beskriver Expense app. Länk till denna finns i menyraden.

+Vad heter appen jag skall ladda ned?
  • Expense – den nya appen som finns att ladda ned på Google Play och Appstore. För Android krävs operativsystem version 4.1 eller högre, för Iphone krävs iOS version 9.0 eller högre.
+Hur aktiverar jag appen första gången?

Det finns 2 olika sätt att aktivera appen: Kod/Inloggningsuppgifter

  1. Logga in på ert företags Expenseportal. Gå sedan till Mina/Inställningar och klicka på knappen Lägg till enhet för att generera en kod som du sedan skriver in i appen.
    (Alternativt kan du be din administratör på företaget att ge dig en kod)
  2. Om du har inloggningsuppgifter till webben kan du istället för Kod ange dina inloggningsuppgifter.
    (För att det skall fungera måste du ha ett unikt användarnamn, förslagsvis din e-postadress)
+Hur växlar jag användare i appen?

IPhone: På startsidan, klicka på gubben nere i högra hörnet och klicka på Växla användare.
Android: På startsidan, klicka på de tre prickarna uppe i högra hörnet, välj Växla användare.

+Om jag har ett kvitto med utländskt belopp, hur gör jag?

Om du har betalt med företagskort så fotar du kvittot och skriver in beloppet som står på kvittot, valutakursen kommer sedan in med fakturan från kortleverantören.

Om du däremot har betalat med kontanter eller ett privat kort så ska du registrera inköpet manuellt och då även fylla i valutakursen.

För användare / anställda med utlägg

+Hur loggar jag in i Expense på webben?

Ert bolag har fått en egen inloggningssida till Expense, kontakta er ekonomiavdelning för att få veta er länkadress.

Login demobolaget: https://demo.dicomkontera.se

+Hur registrerar jag appen?

Se ovan Hur aktiverar jag appen första gången?

+Hur mailar jag in ett digitalt kvitto?

Först måste du verifiera din e-postadress, detta gör du under Mina/Inställningar på webben eller i mobilappen och följer sedan instruktionerna. Därefter kan du e-posta dina kvitton till kvitto@expense.se eller receipt@expense.se

Genom att skriva beloppet i ämnesraden får kvittot ett registrerat belopp. OBS! Ange enbart heltal.

Datum på kvittot blir alltid befintligt datum.

Som inloggad på webben kan du verifiera ytterligare e-post adresser via Mina/Inställningar.

+Hur kopplar jag kvitton?

På webben:
Om Expense har hittat ett kvitto till din transaktion visas det med en telefonsymbol. Klicka på symbolen för att granska att det är rätt kvitto och tryck på JA eller NEJ.

Har Expense inte hittat ett kvitto markeras detta med ett grönt plus. Klicka på plustecknet för att öppna ditt kvittoarkiv och välj sedan rätt kvitto.

I Expense mobilapp
När du trycker på en transaktion i appen kommer Expense att föreslå ett kvitto om du angivet korrekt belopp och datum. I annat fall kan du bifoga ett kvitto genom att ta ett foto eller hämta från telefonens bildarkiv eller Mina kvitton.

När det finns ett kopplat kvitto visas en litet gem under beloppet.

+Hur kopplar jag bort ett kvitto från en transaktion?
  1. Börja med att klicka på gemet i kvittokolumnen
  2. När du då får upp kvittot, placera muspekaren över kvittot
  3. Du kan nu välja mellan att Hämta eller Ta bort
  4. Välj Ta bort
  5. Du kan välja mellan att Koppla bort eller Radera
  6. Välj Koppla bort

För administratörer

+Hur räknar jag ut min reseräkning hos Skatteverket?

Skatteverket har en e-tjänst där information finns om hur du räknar ut din reseräkning. Där får du beräkningshjälp och vägledning om avståndsberäkning, olika transportmedel och tidsvinstberäkning. Beroende på vilket transportmedel du har använt så kan du dra av olika belopp. På skatteverket  finns även en tabell där du ser vilka belopp det är för respektive fordon.

+Vad får man dra av för kostnad och moms vid Representation?

Enligt skatteverket:

Du får göra avdrag för moms vid representation om kostnaderna har ett omedelbart samband med verksamheten. Det gäller till exempel när representationen ingår som ett naturligt led i affärsförhandlingar eller vid personalvård.

Du ska också ha en verksamhet där du har rätt att få tillbaka eller är skyldig att betala moms. Representation kan till exempel ske i samband med en lunch eller middag eller i samband med ett mingel där det enbart finns drycker.

Läs mer på skatteverkets hemsida,

Inställningar i Expense

I Expense finns default både aktiva och inaktiva representationstyper upplagda. Vi applicerar skatteverkets schablonregler.
(Administrera > Representation)

Vi skiljer på Intern- och Extern representation samt om det är Enklare förtäring, underhållning eller måltid med eller utan alkohol. Ibland kan det vara enklare att bara skilja mellan Intern och Extern representation, men det finns mycket moms och kostnader att spara om man aktiverar flera alternativ.

Läs mer.

Här förklarar vi ytterligare

+Vad säger lagen om arkivering av kvitton?

 

Arkivera i det format som det inkommit till företaget

Samma krav gäller oavsett typ av betalkort och betalningsansvar

Arkivera papperskvitton i 7 räkenskapsår om det inte finns digital kopia, annars räcker det med 3 års arkivering

Det finn inget krav på hur det skall arkiveras

Läs mer här

 

+Vad är fördelen med företagskort framför privata kort?

Det finns många fördelar med företagskort:

  • Snabbare och enklare bokföring
    – Läser in korttransaktioner från banken Expense
    – Kvitto sammankopplas till korttransaktionerna
    – Inköpskategorier bokför inköpen delvis automatiskt
    – Inga manuella belopp, valutakurser och inköpsställen
  • Minskat fusk och misstag med kvitton
    – Privata kort missbrukas för bonus
    – Blanda ihop privata och företagsutlägg
    – Bokar dyra resor och behåller rabatter och returer
  • Fördelar för den anställda
    – Minskad kredit och ingen kortavgift
  • Kontroll och statistik
    – Kontroll på utläggen
    – Kortet endast för utlägg i tjänsten
    – Statistik från kortleverantören

Eurocard har sammanfattat fördelarna företagsbetalda företagskort.

Läs mer här

+Hur får jag in våra företagskort?

Korten registreras automatiskt i Expense vid import av er första fakturafil. För att få in en fakurafil från kortleverantören krävs ett underskrivet avtal. Kontakta er kortleverantör eller oss på Dicom Expense för hjälp.

+Hur ger jag en registreringskod till en användare?

Gå in under Administrera/Personer och välj medarbetare. Klicka på fliken Mobila enheter och knappen Lägg till enhet. Koden är giltig i 24 timmar.

+Hur begränsar jag en användares behörigheter?

Under Administrera/Personer kan du för varje person bestämma vad hen får göra.

  • Kan bokföra

Om du vill att personen endast skall kunna fotografera, e-posta och koppla kvitton utan att bokföra skall du bocka ur rutan Kan bokföra. Då kan personen inte bokföra i varken i appen eller på webben.

  • Kan attestera

För att få tillgång till digital attest behöver du aktivera digital attest under Administrera/Inställningar. Därefter kan du bocka i Kan attestera på de personer som skall vara valbara attestpersoner.

  • Administratör

Bocka i Systemadministratör om personen skall ha tillgång till allt i Expense, inklusive alla redovisningar, kunna administrera kontoplan, användare osv.

  • Reseräkningsanvändare eller Utlägg/milersättning

Du kan bocka i Reseräkningsanvändare eller Utlägg/milersättning om du har licensen som tillåter detta. I Reseräkning ingår Utlägg/milersättning och innebär att personen får tillgång till dessa funktioner på webben.

  • Administrera konton

Under fliken Administrerar konton kan man tillåta en person som inte är administratör att få tillgång till alla personers redovisningar som default tillhör en specifik intern kostnadsdimension.

+Hur exporterar jag bokföringen till mitt affärsystem?

Gå till Redovisningar/Exportera och välj den typen av export du vill göra, ställ in vilken period du vill exportera. Perioden styr enbart vilka redovisningar som exporteras och påverkar inte exporten i övrigt.

Innan en redovisning kan gå att exportera skall den vara status Godkänd. Detta görs via Redovisningar/Godkänna.

Du anger till vilket exportformat du vill använda via Administrera/Inställningar och Fliken Export/Import.

+Hur arkiverar jag gamla redovisningar?

För att snabba upp svarstiderna i Expense och göra listorna lite mindre är det bra om du arkiverar gamla redovisningar som är Exporterade.

Här beskriver vi det närmare: https://expense.se/arkivering

+Hur skickar jag påminnelser till medarbetare som inte har gjort sin redovisning?

Under Redovisningar/Påminnelser kan du skicka manuella påminnelser till attestpersoner och/eller kortinnehavare som inte har gjort klart sin redovisning.

Under Administrera/Inställningar och fliken Övrigt kan du aktivera automatiska påminnelser och ange hur ofta de skall skickas.

+Hur redovisar jag EU-moms?
  1. Registrera konto för ingående och utgående EU-moms i kontoplanen
  2. Administrera/Inställningar. Bocka i Använd EU-moms i fliken Kontering
  3. Välj in- och utgående konto för EU-moms längre ned på samma sida
  4. Spara

Därefter kommer alla utländska köp vara möjliga att kontera EU-moms.

Bokföra EU-moms kan bara ske via webben och inte via Appen.

+För vilka betalkort fungerar Expense?

Till Expense kan man ansluta alla Visa och MasterCard företagskort. Våra samarbetspartners är Danske Bank, Eurocard, First Card, Handelsbanken, Nordea, SEB, Swedbank & Sparbankerna och Catella Bank.

Det spelar ingen roll om det är kortinnehavaren eller företaget som är betalningsansvarig eller om det är en samlingsfaktura eller inte.

Läs mer här

+Kan jag ansluta privata betalkort till Expense?

Dessa privata kort kan inte läsas in från banken. Har du privata bank- eller kreditkort kan du registrera dessa inköp manuellt i Expense. Du registrerar en Utläggsredovisning i Expense eller direkt i mobilappen.

+Hur styr man kostnadsställen och projekt till konton?

Under alla interna dimensioner t ex Kostnadsställe kan du skapa relationer mellan de olika valen och konton. Gå till fliken Relation till Kontoplan. Där kan du ange om Kostnadsstället skall vara Obligatorsikt, Som inställning eller Används ej.

+Hur kan man automatisera så att t.ex ”Projekt” uppdateras automatiskt via en API-koppling?

För kunder med t.ex många ”Projekt”, förenklar vi genom att ni publicerar er data via en JSON-baserad ”REST”-API vilket möjliggör att Expense har tillgång till alla aktiva ”Projekt” i realtid, dvs direkt när ett ”Projekt” registrerats i grundsystemet, är det sökbart vid bokföringen i Expense.

Det finns andra alternativ att importera data, ex.vis via XML-importer som sker schemalagd, detta alternativ kan vara aktuellt vid mer komplex data som t.ex Personregister, Behörighetsgrupper mm.

Om detta är av intresse, kontakta support för mer information. support@expense.se