I en snabbrörlig affärsvärld behöver företag effektivisera sina processer, minska kostnader och frigöra tid. Ett av de största och mest onödiga tidstjuvarna i ekonomiavdelningen är fortfarande manuell kvittohantering.
Med digital kvittohantering och en smart koppling till företagskort kan företag automatisera stora delar av utläggsprocessen – från kvitto till bokföring. Resultatet? Snabbare hantering, färre fel och bättre kontroll över företagets kostnader.
Här går vi igenom hur ni sparar tid med digital kvittohantering och hur Expense hjälper er skapa ett smidigt flöde som fungerar med era befintliga kort och system.
Många företag hanterar fortfarande kvitton med manuella steg:
Det leder ofta till en ineffektiv process med både höga administrativa kostnader och låg spårbarhet.
Traditionell kvittohantering innebär ofta en rad manuella steg: anställda behöver spara papperskvitton, fylla i utläggsrapporter, skicka in dessa till ekonomiavdelningen och vänta på att få sina utlägg godkända och ersatta. Denna process är inte bara tidskrävande för de anställda, utan innebär också en administrativ börda för företaget. Risker som borttappade kvitton, felaktiga rapporter och långsam bearbetningstid förlänger processen ytterligare.
Att digitalisera kvittohanteringen innebär att kvitton registreras direkt i mobilen och automatiskt kopplas till rätt utlägg eller transaktion. Det ger flera tydliga vinster:
1) Automatiserad kvittohantering som sparar tid
Anställda fotar kvittot i appen – resten sköts automatiskt. Kvitton laddas upp, tolkas och blir redo för matchning utan manuellt arbete.
2) Snabbare godkännande och mindre “jagande”
När alla kvitton och transaktioner finns samlade digitalt kan ekonomiavdelningen hantera utlägg snabbare och få bättre översikt direkt.
3) Färre fel med automatisk kvittotolkning
Systemet läser automatiskt av viktiga uppgifter som belopp, datum och leverantör. Det minskar risken för felregistrering, dubbelbokning och saknade underlag.
4) Bättre översikt, spårbarhet och kontroll
Digital kvittohantering gör det enkelt att söka fram kostnader, följa upp budget och kontrollera efterlevnad av utläggspolicy. Allt blir spårbart och revisionssäkert.
För maximal effekt behöver kvittohanteringen kopplas till företagets korttransaktioner. Med Expense kan ni koppla era befintliga företagskort, oavsett bank eller leverantör.
Det gör hela flödet snabbare och mer automatiserat:
1) Automatisk matchning mellan transaktion och kvitto
När en korttransaktion sker matchas den automatiskt mot rätt kvitto. Det eliminerar manuella kopplingar och sparar tid för både anställda och ekonomi.
2) Smart hantering av moms och avdragsgillhet
Expense hjälper till att:
3) Enkel integration med ekonomi- och lönesystem
Expense fungerar med företagets befintliga system och gör att transaktioner, kvitton och utlägg automatiskt skickas vidare till bokföringen – utan extra steg.
4) Stärkt policy-efterlevnad och kontroll
Ekonomiavdelningen kan snabbt se vilka utlägg som saknar kvitto, vilka som bryter mot policy och vilka som behöver granskas – innan något blir ett problem.
Att implementera Expense är enkelt och går snabbt att rulla ut i organisationen:
Genom att digitalisera kvittohanteringen och koppla den till era företagskort får ni:
✅ Mindre administration och snabbare flöden
✅ Färre borttappade kvitton och felregistreringar
✅ Bättre kontroll, spårbarhet och policy-efterlevnad
✅ Automatisk matchning och korrekt moms/bokföring
✅ En lösning som fungerar med era befintliga kort och system
Expense hjälper företag att skapa ett automatiserat utläggsflöde med digital kvittohantering och kortkoppling – oavsett bank, kortleverantör eller ekonomisystem.
Kontakta oss idag så visar vi hur ni kan effektivisera kvittohanteringen och få full kontroll över företagets utgifter.