Efter mässan: så tar Expense by Acubiz nästa steg in i en ny era

Mässveckan är över, och vi är fortfarande lite tagna av mottagandet. Montern var fullsatt stora delar av båda dagarna – mellan lyckohjulet, en och annan popcornpåse från grannmontern och köer vid demostationerna var det svårt att hitta en lugn stund. Många av samtalen handlade om en sak: vad händer med Expense nu när ni är en del av Acubiz?

Kort sagt: ingenting du använder idag förändras. Samma inloggning, samma support, samma avtal – det gäller oavsett vad du läser nedan. Resten av det här inlägget handlar om varför vi gör det vi gör, och vad som är på gång längre fram, för den som är nyfiken.

Från Expense by Mobilexpense till Expense by Acubiz

Resan hit har gått i flera steg. Expense var länge en del av Mobilexpense, som 2024 blev en del av Visma. Den 10 juni i år tog vi nästa steg och blev en del av Acubiz – Vismas nordiska plattform för utläggshantering. Sedan dess har vi kallat oss Expense by Acubiz, och planen har hela tiden varit att ta nästa steg: att bli Acubiz, fullt ut. Vi har varit tydliga med en sak genom hela resan: ingenting förändras för er förrän vi säger till, och då i god tid.

Mässan var första gången vi visade det steget offentligt – montern stod i ren Acubiz-tappning, utan "Expense" i bild, istället för att historien levde på två olika håll. Det uppskattade ni tydligen, för samtalen i montern gled snabbt över till något större än varumärket.

Ett namnbyte till: fakturor och avtal kommer numera från Acubiz AB istället för Dicom Expense AB. Samma leverantör, samma avtal, bara nytt namn på pappret.

En förhandstitt: vad som är på gång

Vi berättar om det redan nu eftersom många av er frågade om det i montern – hellre öppet och tidigt än att ni undrar i onödan.

Vi ställde en fråga i montern som tydligen träffade rätt: ett köp tar sekunder att göra – varför ska allt som kommer efter (kvitton, kontering, attest, bokföring) ta så mycket längre?

Det är den frågan nästa generations Acubiz-plattform byggs för att besvara. Den är en helt separat plattform, fortfarande i betaversion och under utveckling – den byter inte ut det Expense du använder idag, och du behöver inte göra något för att fortsätta som vanligt. Det som följer är riktningen vi bygger mot, inte en färdig produkt – men för den som är nyfiken, några smakprov:

• AI som föreslår, du bestämmer. Kontering utifrån mönster i tidigare utlägg, policyavvikelser flaggade innan attest går vidare, löpande budgetöversikt till dig som chef.
• Samma kontroll ni har idag – inbyggd från start. Spårbarhet på varje steg, GDPR-hantering med data inom EU, landsspecifika moms- och skatteregler. För er som rapporterar hållbarhet: automatisk CO₂-beräkning kopplad till Scope 3.
• Kopplingar till system ni redan använder. Fortnox, Visma och Hogia med tillhörande lönesystem, de stora korten (Swedbank, Handelsbanken, SEB, Danske Bank, Nordea, AirPlus), samt öppna API:er för er som vill bygga vidare själva.

Vad kan du förvänta dig, längre fram?

När den nya plattformen väl är redo för fler, ser det ut att bli olika för olika roller hos er:

• Medarbetare slipper mycket av det manuella arbetet – kort registreras automatiskt, kvitton läses av med foto och OCR, och valideringen sker direkt istället för i efterhand.
• Attestanter får se utlägg som redan följer policy godkännas automatiskt av AI:n, och kan lägga sin tid på de undantag som faktiskt kräver ett omdöme.
• Ledning får löpande insikt i utläggen istället för en rapport i efterhand, med budgetlarm och CO₂-dashboards för den som behöver dem.
• Ekonomi slipper hantera transaktioner en och en – autokonteringen lär sig av mönster, och allt ligger redo för revision.

Ingenting av det här är aktuellt för dig förrän vi hört av oss direkt till er om en konkret övergång, med god framförhållning.

Vanliga frågor från montern

Är min data säker? Acubiz och Expense följer samma GDPR- och Visma-standarder ni är vana vid – det ändras inte i och med den nya plattformen.

Kan AI:n göra fel? Den kan föreslå fel, precis som en person kan göra ett misstag – men den bestämmer aldrig själv. AI:n föreslår, ni beslutar, och alla åtgärder loggas.

Vem sätter policyerna, när den nya plattformen är aktuell för oss? Ni gör, precis som idag. Policys ställs in per avdelning eller region, och avvikelser flaggas innan de går vidare i flödet.

Fungerar det för flera länder? Ja. Momskoder tilldelas per land och valideras i realtid – relevant för er med verksamhet i flera nordiska marknader.

Vill du se den i praktiken redan nu?

Plattformen är öppen för intresserade att testa och lämna feedback innan en bredare lansering – helt frivilligt, och utan att det påverkar ert nuvarande konto. Läs mer och boka en kostnadsfri 30-minuters genomgång här: acubiz.com/sv/new-era.

Tack för att ni kom förbi montern, ställde frågor, snurrade på lyckohjulet, och var med och formade hur vi berättar den här historien framåt.