Vad säger lagen om arkivering av digitala kvitton

Hur elektroniska kvitton ska arkiveras enligt bokföringslagen

Så vad händer när det digitala kvittot väl har fotats? Enligt bokföringslagen ska ett kvitto sparas i den form det togs emot. Med andra ord ska papperskvittot sparas i pappersform och det digitala kvittot i digital form.

Hur gör man om man fotat sitt papperskvitto med Expense app?

Om man fotat ett papperskvitto, så behöver papperskvittot endast sparas i 3 räkenskapsår om det finns en digital kopia som sparas i 7 räkenskapsår. Har du tagit emot ett digitalt kvitto som du vidarebefordrat till Expense (antingen via kvittolådan eller appen), så ska även detta sparas digitalt i 3 räkenskapsår om en digital kopia finns. Hur företaget arkiverar dessa kvitton är upp till organisationerna själva.

Bokföringsnämnden säger på sin hemsida:

”Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får räkenskapsinformation föras över från ett material (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom fotografering eller skanning överföra räkenskapsinformationen som tagits emot i pappersform till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.” 
Läs mer.

Är du nyfiken på att läsa mer om vad bokföringslagen säger kan du läsa mer här.

Anställdas reseräkningar ur ett momsperspektiv

Vill du läsa mer om vad som gäller för anställdas reseräkningar ur ett momsperspektiv kan du läsa mer i tidningen Balans nr 1 2016, sid 20-22 utgiven av FAR. Här står det mer om reglerna kring arkivering av kvitton i samband utlägg. Artikeln hittar du här.